El paperless en la industria Farmacéutica

Uno de los pilares sobre los que se sustenta la transformación digital es el del uso racional del papel, de tal manera que vaya desapareciendo en favor de la digitalización de documentos y datos. La tendencia del paperless en la industria farmacéutica es un hecho inexorable en el escenario de pharma 4.0.

La transición hacia un modelo paperless

La digitalización en la Industria 4.0

Converger hacia un modelo de negocio donde el papel quede suprimido o relegado solo a cumplir funciones indispensables forma parte de los retos de la Industria 4.0: la transformación digital encuentra en la digitalización de la información uno de sus puntos más fuertes y extremadamente atractivos para muchos adoptantes, y una gran barrera para quienes todavía no han superado la brecha digital.

¿Por qué fracasan los proyectos paperless? 

Muchos proyectos de transformación digital no llegan a buen término por la resistencia de los directivos a abandonar viejas prácticas que, por otro lado, tradicionalmente les han funcionado bien. En otras ocasiones, la adopción de nuevas tecnologías no es posible porque no existe talento humano lo bastante cualificado para manejarlas; y no son pocos los casos en los que una falta de sincronización en el proyecto acaba con su abandono prematuro y el retorno a los antiguos procedimientos manuales.

Por otro lado, la presión regulatoria, con interpretaciones desde muy avanzadas a otras más conservadoras, supone a menudo un freno hacia el concepto paperless. Estos frenos pueden ser internos, por el miedo a que no se cumpla explícitamente la normativa, como externos: a través de los cuerpos de inspección de las agencias reguladoras.

El cambio de paradigma en la industria farmacéutica

La adopción de una nueva cultura "sin papeles" implica un cambio de paradigma en todos los procesos organizativos y estructurales, ya que no solo se trata de adquirir y saber manejar herramientas digitales capaces de almacenar, exportar, importar, tratar e interpretar eficazmente grandes cantidades de datos, sino también de implantar nuevos procedimientos que, articulados sobre tales herramientas, doten a la industria de unas mejoras operativas en escala que, en última instancia, mejoran todos sus aspectos productivos.

De hecho, es muy difícil imaginar un escenario en el que el tratamiento masivo de datos, la hiperconectividad y la robótica inteligente coexistan con silos de información impresa en papel, y no compartida, tratada e interpretada por sistemas automáticos.

Los problemas del uso del papel

Más allá de su evidente impacto medioambiental, utilizar papel para representar informes o compartir y recopilar datos solo podía tener sentido en un mundo carente de herramientas digitales. Durante años, las personas y las corporaciones no han tenido más remedio que emplear el papel en sus procesos de negocio.

En plena era digital, la generalización del empleo del papel en el mundo de la empresa queda en entredicho, no solo porque existan herramientas digitales óptimas para reemplazarlo, sino porque su uso:

• Reduce la productividad. La información representada sobre papel ha de ser obligatoriamente interpretada por una persona: para que dicha información pueda ser trasladada a un sistema digital, sus datos tienen que ser tratados por un software OCR (reconocimiento de caracteres). Aunque esta sea una buena solución para digitalizar documentos en papel y trasladarlos al mundo digital, esto no justifica seguir empleando documentos impresos si existen otras vías de compartir datos electrónicamente (previniendo el paso por la impresora).
• Incrementa la probabilidad de errores. Hemos de asumir que los humanos cometemos fallos, y que no somos infalibles aunque pongamos todo nuestro empeño, experiencia y atención en una tarea. Cuando los datos no se digitalizan, la lectura, interpretación o tratamiento de la información que pueda hacer un operario o un directivo correrá un riesgo real de error.
• Aumenta los costes operativos. Si estos errores se dan en la cadena de producción, se comprobará rápidamente (y quizá a un coste muy elevado) la incidencia negativa de dicho error. El fallo se puede propagar rápidamente y será más difícil detectarlo por lo difícil que resulta llevar una trazabilidad de los datos en papel: el resultado final puede ser realmente costoso para la empresa, bien porque haya que prescindir de lotes enteros de producción, bien porque haya que invertir demasiados recursos en localizar y subsanar el fallo.

Las ventajas del paperless en la industria farmacéutica

El concepto de pharma 4.0 extrapola las bases de la industria 4.0 en el sector farmacéutico, donde el paperless se postula como una adopción cada vez menos opcional y más obligada para las empresas del sector, tanto por las exigencias del mercado como por el marco normativo que regula a las farmacéuticas.

Procesos resistentes a fallos

La sustitución de la información en papel en favor de la digitalización conlleva una evidente agilidad en los procesos productivos, no solo por la mayor rapidez de cómputo que ofrecen las herramientas tecnológicas sobre las puramente manuales, sino por el escaso margen de error con el que contarán dichos procesos.

De este modo, la operativa se tornará más resiliente, reduciendo la probabilidad de que se cometan fallos y desviaciones, y adquiriendo una robustez superior que garantizará procesos fiables y sin fisuras.


Reducción del tiempo dedicado al tratamiento de datos 

Cuantos más datos haya que manejar, mayores tendrán que ser los recursos de almacenamiento y tratamiento que habrá que dedicarles. En un modelo de trabajo eminentemente manual con información sobre el papel, es fácil pensar en que la cantidad de tiempo que requerirá la toma y la extracción de datos se encontrará con un techo casi imposible de superar, si se pretende mantener en equilibrio los costes estructurales. Y ni qué decir tiene que dotar de sentido a dichos datos puede ser una tarea inabarcable a medida que crezca el volumen de la información.

Contando con sistemas automáticos de tratamiento digital de datos, junto con disciplinas incipientes como el big data y herramientas avanzadas de almacenamiento, la industria farmacéutica se beneficiará de una inteligencia de negocio superior que le permitirá ahorrar un tiempo muy valioso.

Optimización de gestiones administrativas

Las gestiones burocráticas son las otras grandes beneficiadas del paperless en la industria farmacéutica, dada la complejidad de la documentación asociada a todos los procedimientos y a todo el papeleo que estos conllevan. Y, una vez más, tan susceptibles a errores humanos y a retrasos por el manejo manual de la información.

Siguiendo esta línea argumental, la FDA (Food y Drug Administration), la organización gubernamental norteamericana que regula y autoriza los productos aptos para consumo humano, establece en el título 21 de su CFR (Code of Federal Regulations) las bases sobre las que se adoptan tecnologías digitales adaptadas a la presentación de registros electrónicos.

La implantación progresiva del paperless en la industria farmacéutica supone un antes y un después en los procesos productivos y administrativos, apoyada por el marco legislativo y demandada casi inexorablemente por las exigencias competitivas del mercado. En medio de un entorno cada vez más digitalizado, tiene sentido adoptar soluciones tecnológicas capaces de sustituir al papel, y que sean manejadas por unos empleados especializados que, inevitablemente, aportarán enteros a la cadena de valor de las farmacéuticas.

 AMBIT BST

En AMBIT somos expertos desde hace más de 15 años en el desarrollo de estrategias y soluciones IT para tu compañía. Somos consultores e integradores en múltiples ámbitos, y si quieres conocer más de las soluciones que te podemos ofrecer, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.