Gestión de activos IT ¿Cómo hacerlo y porqué?

Para mejorar la eficiencia y el rendimiento de una empresa es necesario realizar una buena gestión de activos IT, permitiendo acelerar los flujos de trabajo, controlar los riesgos y reducir los costes asociados.

La gestión de activos IT permite que una empresa disponga de un conocimiento profundo de toda su infraestructura facilitando la entrega de servicios y la resolución de cualquier problema o incidencia relacionada con las tecnologías de la información.

La importancia de la gestión de activos requiere del uso de métodos y prácticas específicas, como las que ofrece ITIL para una gestión optimizada del ciclo de vida de los activos. El objetivo final de esta gestión es el de mejorar el retorno de inversión (ROI) relacionado con la adquisición y uso de activos de IT. Para lograrlo, se ocupa de la gestión integral a lo largo de todo el ciclo de vida de cualquier activo IT de la empresa (end-to-end).

Por qué es importante la gestión de activos IT

La gestión de los activos IT o ITAM (IT Asset Management) debe ser una prioridad hoy en día para cualquier empresa dada su dependencia de los sistemas informáticos y la tecnología para el funcionamiento de sus procesos de negocio.

Los principales motivos por los que una empresa debe realizar una gestión óptima de su infraestructura son:

• Ofrece una visión global y precisa sobre todos los elementos que conforman la infraestructura de la empresa (servidores, endpoints, recursos de red, bases de datos, licencias de software, etc.). Permite identificar aquellos activos que no están siendo utilizados o que representan un riesgo para la seguridad, a través de una trazabilidad de todos los recursos IT disponibles.
• Permite conocer la interrelación existente entre los distintos activos IT de la empresa, así como el impacto que se produce entre ellos cuando se genera un problema o incidencia.
• Control sobre los costos y la inversión en recursos IT (costo de licencias, compra de hardware, entre otros).
• Conocimiento de las herramientas y políticas de seguridad implementadas en todos los procesos relacionados con IT, ayudando a reducir los riesgos de seguridad.
• Mejora en la definición de los niveles de servicio ofrecidos a los clientes, a nivel interno y a proveedores o colaboradores.

Fases en la gestión de activos IT

La gestión de activos en ITIL comienza desde que se produce la necesidad de adquirirlo. A partir de ese momento ITAM se divide en cinco etapas con una serie de requisitos en cada una de ellas.

1. Solicitud

2. Adquisición

La segunda etapa en la gestión de activos se produce después de la aprobación de la compra del recurso IT. Dentro de esta fase hay una serie de aspectos importantes para realizar la mejor adquisición:

• Selección del proveedor adecuado.
• Negociación con el proveedor.
• Sistema de financiación de la adquisición.
• Introducción del activo en el inventario IT.

3. Desarrollo

Cuando el recurso adquirido pasa a formar parte del inventario de la empresa y a realizar la función para la que fue adquirido, se encuentra en su fase de desarrollo.

Se utilizan herramientas para gestionar el inventario y registrar la asignación del recurso, la ubicación del mismo, asignación de usuarios u operarios, y otra información relevante como indican las buenas prácticas de ITAM.

4. Mantenimiento

El mantenimiento es el proceso que requiere un activo IT para prolongar su vida útil o mejorar su rendimiento, e incluye actualizaciones de software, reparaciones, mantenimiento preventivo, y otras operaciones de mantenimiento.

En ITAM se utilizan herramientas para introducir procesos de mantenimiento automatizados, reduciendo sus costes y acelerando el tiempo invertido.

5. Retirada

Todos los activos IT tienen un fin de ciclo donde dejan de ser eficientes u operativos y deben retirarse del inventario de la empresa. La gestión de inventario IT busca el equilibrio y la rentabilidad entre el coste del mantenimiento para prolongar la vida y el coste de la retirada y sustitución de activos.

La fase de retirada también suele ser de actualización, ya que en muchos de los casos el activo retirado se sustituye por uno nuevo (con nueva tecnología que mejora el rendimiento del anterior).

Cuáles son los beneficios de ITAM para una empresa

La gestión de inventarios ofrece a las empresas numerosas ventajas a la hora de gestionar su infraestructura tecnológica.

Las principales ventajas de ITAM son:

Proporciona el mejor retorno de inversión en IT

Aumenta el ROI relacionado con los activos IT gracias a prolongar su vida útil con un mantenimiento proactivo, mejorar la elección de proveedores y la negociación de condiciones de adquisición y la reducción del tiempo de inactividad del propio activo.

Llevar un control de inventario óptimo con las buenas prácticas de ITAM consigue reducir de forma notable el coste total de los activos IT.

Actualización tecnológica

ITEM optimiza los recursos IT de la empresa facilitando la adquisición de nuevas tecnologías y evitando el uso de activos obsoletos o con un rendimiento ineficiente.

Gracias a la gestión de inventario IT la empresa garantiza la actualización tecnológica necesaria para seguir siendo competitiva y productiva a lo largo del tiempo.

Eliminar errores

En la gestión de inventarios se producen muchos errores que afectan de forma directa a la agilidad y rentabilidad de la empresa. Con las mejores prácticas de ITIL la gestión de inventario identifica estos errores y permite aplicar correcciones a los mismos.

Entre los errores habituales que se producen relacionados con los activos IT de una empresa se encuentran el pago por activos que ya no están utilizándose o que incluso se han retirado, licencias de software sin uso específico o múltiples activos asignados al mismo usuario sin necesidad real de ello, por ejemplo.



Con las buenas prácticas de gestión que propone ITIL las empresas pueden garantizar un control completo de sus activos de IT, disponiendo de información actualizada y completa sobre la configuración de todos sus recursos IT y la relación entre ellos. Gracias a ITAM se consigue reducir los costes de infraestructura y mantener la empresa siempre actualizada con nuevos activos tecnológicos.

Dentro de la gestión de inventarios IT hay procesos específicos como la gestión de activos de software (SAM) o la gestión de licencias de software (SLM) o la optimización de licencias de software (SLO) que aplican procesos para conseguir una mejor gestión de los recursos de software de la empresa.

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