Guía completa de las Licencias de Office

El paquete de ofimática más utilizado en la actualidad es sin duda Microsoft Office, que incluye aplicaciones de uso habitual tanto en entornos laborales como particulares y de enseñanza.

Saber utilizar herramientas de Office como el procesador de texto Word, la hoja de cálculo Excel o el gestor de correo electrónico Outlook, supone una ventaja a la hora de acceder al mercado laboral. 

Microsoft Office no es un paquete ofimático de libre distribución, ni viene por defecto cuando se adquiere una licencia del sistema operativo Windows (como muchas personas erróneamente piensan). Es necesario disponer de una licencia de Office para poder utilizarlo y estas licencias llevan un coste económico asociado, ya que se trata de un paquete ofimático comercial. 

Afortunadamente, Microsoft ofrece distintos tipos de licencias para poder acercar Office a todos los usuarios, es decir, a empresas, estudiantes y centros de formación y a particulares. 

En este artículo hablaremos de las licencias de Office, comentando los tipos existentes y cómo optimizar la inversión a realizar, adquiriendo un tipo u otro de licencia según el uso que se le vaya a dar. 

Qué tipos de licencias de Office existen 

Podemos dividir los tipos de licencias que existen para Office en los siguientes grupos: 

Licencias de Office individuales 

Se trata de licencias de Microsoft Office que se venden de forma individual y que pueden ser adquiridas por un precio económico ajustado. Este tipo de licencias solo pueden ser instaladas y utilizadas en un único ordenador. Dentro de estas licencias están: 

• Microsoft Office 2019 Professional Plus. Es una licencia de Office en su versión 2019 que puede ser instalada en un solo PC. Incluye las principales herramientas de Office como Word, Excel, Outlook, Publisher, Access y PowerPoint. 
• Microsoft Office Standard 2019. Esta licencia individual no incluye Access 2019 ni Skype for Business 2019. 
• Microsoft Office 2019 para Mac. Se trata de una licencia de Office para utilizar en ordenadores de Apple con el sistema operativo Mac OS. 
• Microsoft Office Hogar y Empresa. Se trata de una licencia de Office que incluye los programas Word, PowerPoint, Excel y Outlook. 
• Microsoft Office Hogar y Estudiantes. Es una versión del paquete Office Hogar y Empresa, pero no incluye el gestor de correo electrónico Microsoft Outlook. 

Office 365 

Office 365 es la suite ofimática de Microsoft en la nube. Con este paquete se puede acceder a todas las herramientas de Office desde cualquier lugar, en cualquier momento con independencia del dispositivo (ordenador, smartphone o tablet) o sistema operativo (Windows, Linux, Android o iOS) que se utilice. 

Esta suite está disponible bajo el método de pago o cuota por acceso, y se trata de un método muy flexible de contratación que permite pagar solo por lo que se contrata. Existen una gran cantidad de suscripciones distintas disponibles a la hora de utilizar Office 365 (más de 170). Es posible elegir una de las opciones disponibles o mezclar distintas opciones hasta configurar el Office 365 que satisfaga las necesidades concretas. 

Dentro de las distintas opciones de contratación de Office 365 podemos destacar: 

• Microsoft 365 Empresa Básico: esta cuenta puede servir para aquellas empresas que necesitan Microsoft Teams y almacenamiento en la nube. No incluye las versiones de escritorio de aplicaciones de Office.
• Microsoft 365 Empresa Estándar: para empresas que necesitan aplicaciones de Office en todos los dispositivos, además de correo electrónico empresarial, almacenamiento de archivos en la nube, reuniones online y chat.
• Microsoft 365 Empresa Premium: esta cuenta sirve para aquellas empresas que necesitan todo incluido en Empresa Estándar, además de protección avanzada contra ciberamenazas y administración de dispositivos.
• Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios: para las empresas que necesitan aplicaciones de Office en distintos dispositivos, así como almacenamiento de archivos en la nube. No incluye correo electrónico empresarial ni Microsoft Teams.

Licencias OEM y licencias OLP 

Son dos tipos de licencias de Office que tienen unas características especiales: 

• Licencia OEM. Son licencias de Office que se instalan en un equipo concreto y solo pueden utilizarse en ese equipo. Este tipo de licencias no pueden ser instaladas en otros ordenadores y su vida útil va asociada al equipo donde se instaló. 
• Licencia OLP. Son licencias por volumen destinadas al mundo empresarial y que tienen un mínimo de 5 licencias. Son muy útiles para empresas que tengan muchos trabajadores, ya que proporcionarán un gran ahorro económico respecto a comprar licencias individuales para cada trabajador. 

Paquetes Windows + Office 

Otra forma de obtener una licencia Office es recurriendo a los paquetes que incluyen Office con el sistema operativo Windows. Este tipo de licencias son muy atractivas, ya que se obtiene un ahorro económico a la hora de adquirir Windows y Office, respecto a hacerlo de forma separada. 

Los paquetes más usuales que incluyen ambas licencias son: 

• Windows 10 Pro + Microsoft Office 2019 Pro.  
• Windows 10 Home + Office 2019 Pro. 

Cómo saber qué licencia de Office estoy utilizando

Para conocer qué versión de Office se está utilizando basta con entrar en Cuenta dentro del menú Archivo de cualquier aplicación de Microsoft Office. Se obtendrá información de la cuenta de Microsoft, así como los datos de la versión de Office que se está utilizando y de los productos que contiene la misma. 

Cómo optimizar los costes de estas licencias 

La mejor forma de optimizar el gasto que acarrea utilizar Office es configurando un paquete de Office 365 que incluya solo aquellas aplicaciones de Office de comunicación que se vayan a utilizar. Lo habitual es que muchas de las herramientas incluidas en Office no sean utilizadas por lo que recurrir a Office 365 da la posibilidad de no contratar su uso y bajar la cuota a pagar por usar Office. Con Office 365 solo se paga por lo que se necesita. 

Una forma de reducir el costo de Office es adquiriendo un equipo que incluya una licencia OEM de Office asociada al mismo. A pesar de que se está limitando el uso de Office a la vida de ese ordenador, el coste de este tipo de licencias es muy económico. 

Para que las empresas optimicen su gasto en licencias Office pueden recurrir a una configuración personalizada de Office 365, contratando para cada usuario solo las aplicaciones que vayan a utilizar.

En el caso de querer tener un acceso a todas las aplicaciones por parte de los usuarios puede ser interesante el uso de licencias por volumen, que permiten contratar paquetes con varias licencias a precios más reducidos. 

Otra forma de acceder a licencias económicas de Office es comprando la versión potente de Office 2019 que puede ser muy útil para muchas empresas y su licencia individual puede encontrarse en el mercado a precios asequibles. Este paquete puede resultar un poco más económico a largo plazo si no se necesita ninguno de los extras de Microsoft 365. Pero es recomendable para empresas o profesionales que no necesitan Office en varios dispositivos y que se plantean usar el mismo ordenador durante mucho tiempo.

Como ves, Microsoft Office es un paquete ofimático que ofrece una serie de herramientas indispensables para el día a día de empresas, particulares y estudiantes. La potencia y calidad de las aplicaciones de Office junto a su facilidad de uso, las convierten en las preferidas de millones de usuarios. 

Office es una suite comercial, por lo que necesita ser comprada o contratada para poder ser utilizada. Conociendo las distintas licencias de Office es posible encontrar la adecuada para cada necesidad y poder disfrutar del mejor entorno ofimático del mercado. 

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