¿Qué es el workplace digital?

La nueva forma de trabajar en muchas empresas es digital, haciendo uso del big data, del IoT (Internet of Things) y del cloud computing, todas ellas claves del workplace digital. En esta transformación digital del trabajo, un punto fundamental es el cambio de sus entornos, pasando de un espacio tradicional a las nuevas necesidades de un entorno digital.

Cuando estamos hablando de entornos de trabajo y transformación, estamos haciendo mención también al trabajo en equipo y al trabajo remoto. El objetivo principal es que las empresas faciliten la conciliación laboral de su personal, proporcionando puestos de trabajo más atractivos y dinámicos, que aumenten la productividad y por lo tanto la competitividad de la empresa.

Qué es el workplace digital

El workplace digital  es una visión para la transformación digital de una empresa a través del cambio en sus hábitos de trabajo, conectando los distintos elementos del puesto de trabajo en una misma propuesta de valor. Este sistema engloba los entornos de trabajo que integran de forma satisfactoria una serie de herramientas digitales enfocadas a la actividad laboral.

El workplace digital se divide en el entorno de trabajo del usuario y el entorno colaborativo en la nube (por ejemplo Drive, Sharepoint, etc.) y su principal característica es que se enfoca en la movilidad, pudiendo el trabajador acceder a los entornos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y a cualquier hora. El entorno de trabajo dispone además, de herramientas de comunicación que permiten realizar videoconferencias individuales o uso de salas avanzadas de comunicación (con clientes, proveedores o entre trabajadores de la empresa).

Según Penteo (analista TIC independiente), el 41% de las empresas mantiene a día de hoy un workplace tradicional, un 22% se encuentran en fase de transición y un 37% ya utilizan un entorno de trabajo digital. La tendencia para los próximos años es que el número de empresas que opte por cambiar a un entorno digital siga en rápido aumento.

Beneficios del workplace digital para una empresa

La digitalización de las empresas supone en las mismas un cambio en la forma de trabajar, en las relaciones con clientes y proveedores y en la forma en la que colaboran los distintos departamentos y empleados entre ellos. Estos cambios conducen a una serie de beneficios como:

Incremento de la productividad personal

Los trabajadores que utilizan un entorno de trabajo digital para realizar su trabajo tienen un grado alto de motivación y mayor satisfacción laboral, lo que repercute en un aumento considerable de su productividad (conclusión de un estudio de Hewlett Packard Enterprise a finales del año 2018).

Trabajo a distancia y reducción oficinas

Gracias a trabajar en la nube, muchos empleados pueden realizar sus labores a distancia, sin necesidad de estar físicamente en las instalaciones u oficinas de la empresa y tampoco tienen que ajustarse a un horario inflexible, sino que pueden personalizar mejor su agenda. Cómo resultado de esta digitalización, las empresas están reduciendo sus oficinas y la productividad de sus trabajadores aumenta.

Mejora de comunicación entre departamentos

El uso de las distintas herramientas del entorno de trabajo digital en la nube permite que el flujo de información y la comunicación entre departamentos mejore. Ya no será necesario la petición de datos entre departamentos ya que los mismos están disponibles para todos y la posibilidad de realizar videoconferencias, chats, etc. entre los mismos mejora la comunicación y acelera los tiempos.

Aumento de la seguridad

En un entorno digital con las herramientas centralizadas, es mucho más sencillo garantizar la seguridad de los datos y proteger la propiedad intelectual de la empresa.

Sencillez y Flexibilidad

El entorno de trabajo digital y las herramientas que lo componen permiten realizar las distintas operaciones de forma simple, permitiendo acceder a distintos proyectos a la vez. Este dinamismo da la posibilidad a los trabajadores de poder cambiar fácilmente entre herramientas si las circunstancias del trabajo lo exigen.

Cómo implementar correctamente un entorno de trabajo digital

A la hora de implementar un workplace digital en una empresa, se debe seguir una estrategia concreta que satisfaga las necesidades de la misma y que consiga que la digitalización sea efectiva y segura. Por lo tanto, hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

• Herramientas necesarias: teniendo en cuenta el objetivo de la empresa hay que buscar las herramientas necesarias que sean de utilidad para los trabajadores en su día a día. Además, estas herramientas deben ser compatibles entre sí, para permitir el trabajo conjunto. Cuantas más herramientas puedan interactuar entre sí, más valor damos al workplace digital, siendo lo ideal agruparlas en un entorno o plataforma unificada que facilite su acceso e interacción.
• Dispositivos móviles: el workplace digital está enfocado principalmente a la movilidad, por lo tanto es importante comprobar que todas las aplicaciones que se utilicen estén disponibles en los dispositivos móviles que utilicen los trabajadores de la empresa (smartphones, tablets, ordenadores portátiles, y, llegado el caso, incluso en smartwatches).
• Formación de los trabajadores: el conocimiento de los empleados de las distintas herramientas digitales es fundamental para el éxito de la digitalización. Se busca que el trabajador sea capaz de acceder y moverse por las distintas aplicaciones sin una continua supervisión por parte del departamento IT.
• Pruebas del entorno: antes de llevar a cabo la implementación es importante realizar test de las distintas herramientas en situaciones reales de trabajo para poder verificar si realmente encajan con la metodología de la empresa y aportan mejoras en cuanto a mecánicas de trabajo y tiempos de ejecución.

El trabajo en la nube ha permitido que el entorno de trabajo digital sea fundamental en una empresa, ya que ha roto las barreras del tiempo y el espacio en el mundo laboral. Con la planificación adecuada se puede realizar una configuración del workplace digital que aporte un gran valor a los trabajadores de la empresa, aumentando su satisfacción y productividad.

El gran éxito de las empresas que disponen de un buen workplace digital, hace que muchas otras opten por abandonar el modelo tradicional eligiendo entornos de trabajo digitales. Por lo tanto, implementar este tipo de entorno no debe verse como un desafío, sino como una oportunidad de mejorar la productividad de la empresa y aprovechar los beneficios de las nuevas tecnologías.

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