Sistemas de gestión documental. Integración de workflows

La cantidad de información que manejan las empresas en la actualidad es enorme y utilizar sistemas de almacenamiento tradicionales no es suficiente, ya que ofrecen carencias para realizarlo de forma eficiente y que facilite el acceso inmediato a los datos. 

La mejor forma de garantizar una correcta gestión de toda esa información es recurriendo a sistemas de gestión documental que garantizan el flujo de la información y su almacenamiento y acceso de forma efectiva. 

Existen en el mercado distintas soluciones para la gestión documental de una empresa, destacando entre ellas la herramienta de Microsoft Sharepoint. 

Qué es un sistema de gestión documental 

Un DMS o sistema de gestión documental (document management system) tiene como objetivo administrar, almacenar y controlar el flujo de documentos dentro de una empresa. Cuando hablamos de documentos de una empresa no solo nos estamos refiriendo a documentos de texto (documentos ofimáticos, correos electrónicos o archivos PDF), sino a todo tipo de archivos que contengan información como pueden ser imágenes y vídeos. 

Para qué sirve un sistema de gestión documental 

En un entorno digitalizado como el actual, el papel ha pasado a un segundo lugar y la información se almacena y comparte de forma digital, por lo que disponer de un sistema de gestión documental es vital para poder organizar toda esa información, compartirla con los miembros, colaboradores y clientes de la empresa, y facilitar el flujo de trabajo (workflow). 

Cuáles son las ventajas de utilizar un sistema de gestión documental 

Son muchos los beneficios que obtiene una empresa u organización al disponer de un sistema de gestión documental. Podemos destacar como principales ventajas: 

Almacenamiento y acceso centralizado 

Como ya hemos comentado, la cantidad de datos que maneja la empresa en la actualidad es muy grande, y además llega por múltiples canales de comunicación (teléfono, correos electrónicos, formularios web, redes sociales, y otros medios digitales). Un sistema de gestión documental permite almacenar, organizar y proporcionar acceso de toda esa información de forma eficiente, centralizando y otorgando permisos de accesos personalizados a cada usuario. 

Digitalización de documentos 

Un sistema de gestión documental implica digitalizar todos los documentos que lleguen a la empresa en formato de papel. Aún son muchas las empresas que siguen utilizando este tipo de medio para sus documentos, como facturas, albaranes y similares. Para poder trabajar de forma eficiente es importante escanearlos y pasarlos a un formato digital, para que así puedan ser almacenados y organizados por el sistema de gestión documental. 

Mejora del workflow

Tener acceso en tiempo real a toda la documentación de la empresa proporciona una visión global y real de la misma, facilitando el flujo de trabajo y conociendo el estado de las tareas y procesos en curso o finalizados. Este tipo de sistemas son herramientas pensadas para compartir información y facilitar el trabajo colaborativo por parte de los miembros de la empresa, e incluso con clientes y colaboradores. 

Incremento de la seguridad 

Es la mejor forma de mantener la información segura, evitando pérdidas, robos o daños en los documentos. Con las copias digitales y backups de la información siempre se dispondrá de toda la información en lugar seguro. 

Sharepoint como sistema de gestión documental 

Sharepoint es una solución de Microsoft que incluye una serie de herramientas para construir una intranet empresarial ágil, flexible y escalable. Sus aplicaciones son muy amplias, pues sirve, entre otras muchas funciones, como sistema de control de calidad, portal del empleado o como gestor de proyectos. 

Sharepoint como sistema de gestión documental aporta una serie de ventajas para tener un control total sobre la información que maneja la empresa. Destacamos algunas de ellas: 

Control de versiones 

Poder controlar las distintas versiones de un documento es una de las principales ventajas de utilizar Sharepoint como sistema de gestión documental. Cada archivo muestra su número de versión, fecha de modificación, persona que lo modificó y otro tipo de información útil sobre el mismo. 

Sistema de protección de documentos 

Sharepoint permite proporcionar accesos personalizados a cada archivo de forma individual, por lo que es posible proteger archivos para que no puedan ser modificados por ciertos usuarios, otorgando acceso total a los mismos a otros usuarios. 

Categorizar documentos 

Con Sharepoint se pueden etiquetar los documentos para facilitar su organización, así es posible ordenarlos por año, fecha de creación, producto o cualquier otra etiqueta que se cree. Para realizar esta función, la herramienta hace uso de los metadatos, ofreciendo un sistema muy potente de clasificación y categorización de la información. 

Trabajo colaborativo 

Sharepoint facilita el trabajo colaborativo permitiendo la coautoría de documentos, donde es posible que varias personas puedan trabajar en tiempo real sobre un documento, teniendo acceso cada usuario a los cambios que realicen los otros. Como Sharepoint se integra con Office es posible utilizar esta colaboración en los documentos de las herramientas de este paquete ofimático como Word, Excel, OneNote o PowerPoint. 

Organización documental 

Las distintas vistas que proporciona Sharepoint permiten acceder a la información de forma ordenada. Estas vistas son personalizables con filtros, lo que permite ordenar y organizar los documentos como se desee. Además, cada usuario puede configurar y guardar sus propias vistas para acceder a los archivos de la forma que más le guste. 

Acceso a la información 

Sharepoint ofrece una herramienta de búsqueda avanzada para encontrar de forma eficiente cualquier archivo almacenado, utilizando filtros de metadatos, categorías y otros paneles de refinadores 

Métodos de alerta 

Otra función muy interesante de Sharepoint como sistema de gestión documental es la posibilidad de activar alertas que avisen si un archivo ha sido modificado. Estas notificaciones son muy útiles para saber si se avanza en un proyecto o se modifica algún archivo creado, y son una herramienta que ayuda a mejorar el flujo de trabajo. 

Cómo integrar workflows en Sharepoint 

Sharepoint permite modelar y automatizar procesos empresariales para facilitar el workflow. Los procesos empresariales pueden ser simples, como la aprobación de un documento, o procesos más complejos, como la creación de un catálogo de productos o la gestión de todos los pasos de un proceso de venta. 

Desde la propia Sharepoint se pueden crear flujos de trabajos con Microsoft Power Automate (antes Microsoft Flow), aunque también existen herramientas específicas de terceros para la creación de workflows que se integran con Sharepoint. 

Power Automate es un rediseño mejorado de SharePoint Designer para la integración de workflows. Estos flujos de trabajo se pueden conectar ahora con la información de Sharepoint así como con otras aplicaciones como Office 365 o de terceros.

Esta aplicación para la creación de flujos de trabajo permite conectar aplicaciones entre ellas para automatizar acciones de formas distintas, con desencadenantes (inician el flujo de trabajo), acciones (automatización de un proceso dentro del workflow) y conexiones (conexión segura entre dos aplicaciones). 

Un sistema de gestión documental es una herramienta indispensable para tener un control y acceso seguro sobre toda la información que maneja una empresa en la actualidad. Sharepoint es una solución de Microsoft para negocios que proporciona este tipo de ventajas a la hora de gestionar documentos y facilitando los flujos de trabajo. 

AMBIT BST 

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