Sistemas de gestión de calidad: Software QMS

Las empresas del sector regulado necesitan una gestión avanzada de la calidad para mejorar sus procesos y tareas de producción y así garantizar un alto nivel de seguridad y calidad de sus productos. 

Disponer de una solución especialmente diseñada para controlar y administrar los sistemas de calidad, como un software QMS, es la mejor alternativa para asegurar el cumplimiento de las buenas prácticas y conseguir las certificaciones de calidad correspondientes.

Qué es un software QMS

Un QMS (Quality Management System Software) o software de sistema de gestión de calidad es una solución informática que ofrece las herramientas y recursos necesarios para optimizar los procesos de la organización, priorizando la calidad del producto o servicios ofrecidos.

¿Cuáles son las características de un software QMS?

Las soluciones QMS se centran en en la gestión automatizada de los procesos definidos dentro del sistema de calidad de la compañía. Este tipo de software dispone de una serie de características, siendo las principales:

Gestión de riesgo

Con un buen sistema de gestión de riesgos se evitan las principales amenazas y se valora de forma más objetiva el impacto de cualquier incidente o problema que se produzca. Gracias a la gestión de riesgos, un QMS permite aplicar acciones preventivas y correctivas de manera más rápida y eficiente, así como centrar los esfuerzos de mejora en los aspectos más relevantes.

Gestión de documentación

El registro de todas las acciones relacionadas con los procesos y tareas es un elemento clave para disponer de información fiable que ayude a entender cómo se han realizado, a mejorarlos y eliminar errores. Un QMS ofrece utilidades de gestión documental muy interesantes; desde la gestión de la documentación del sistema de calidad, procedimientos e instrucciones, así como control sobre los cambios, trazabilidad de documentos…

Usabilidad y accesibilidad

Este tipo de software cuenta con una interfaz intuitiva que facilita su uso a cualquier usuario. Están especialmente diseñados para reducir el nivel de dificultad a la hora de utilizar todas sus opciones y configuraciones. También incorporan herramientas para poder definir cuadros de mando intuitivos y ágiles.

Movilidad

El software QMS es una herramienta moderna que se adapta a las necesidades actuales de la empresa, donde la movilidad es fundamental para cualquier negocio. Estos programas funcionan en la nube y cuentan con accesibilidad desde dispositivos móviles (smartphones y tablets).

Automatización

Una de las principales características de estas soluciones es la automatización de procesos y tareas, lo que permite reducir costos, reducir tiempos de seguimiento de las tareas y garantizar, en definitiva, un mayor nivel de calidad.

Funciones de un QMS

Veamos algunas de las funciones habituales que incorpora un QMS para la gestión de la calidad en una empresa:

• Seguimiento de desviaciones, no conformidades….
• Gestión de auditorías.
• Gestión de cambios y oportunidades de mejora
• Homologación de proveedores y otros agentes externos.
• Gestión de la formación (personal).
• Gestión documental (codificación y control).
• Acciones correctivas y preventivas.

Qué beneficios aporta una solución QMS

En la industria regulada (farmacéutica, biotecnológica y/o producto sanitario) el uso de software QMS está extendido dado el gran nivel de exigencia de este tipo de negocios, donde la seguridad y la calidad son aspectos prioritarios para garantizar la salud del paciente.

Los principales beneficios de un software QMS para las empresas del sector regulado y para cualquier industria que quiera implantar este sistema son:

1. Control total sobre los procesos

Un buen QMS otorga un gran nivel de control sobre todos los procesos y tareas gracias a una trazabilidad total de los mismos. Cuentan con herramientas de monitorización y seguimiento de cada uno de los procesos para poder tomar mejores decisiones y actuar de manera inmediata y precisa para corregir problemas o reconducir desviaciones.

2. Gran rentabilidad

El coste de estas soluciones suele ser elevado, pero los beneficios que se obtienen son muy elevados, por lo que su retorno de la inversión o ROI es muy alto.

Asegurar un alto nivel de calidad con un QMS ayudará a incrementar las ventas de forma considerable y a proyectar una mejor imagen de la empresa y sus productos y servicios. Además, los costes se verán reducidos con una mejor gestión de los recursos (eliminan el desperdicio o los procesos poco productivos), lo que unido al aumento de las ventas, ayudará a maximizar los beneficios.

3. Garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes

Muchos sectores tienen una gran presión en cuanto a normativas de calidad y seguridad que deben cumplir (como las empresas relacionadas con el sector salud, por ejemplo). Un QMS es la solución ideal para alcanzar las certificaciones de seguridad y calidad necesarias que garanticen el cumplimiento de las normativas más exigentes, evitando que la empresa pueda ser sancionada o que sufra una crisis reputacional por no cumplirlas.

4. Integración y escalabilidad

Una solución QMS moderna y avanzada se integra perfectamente en el entorno empresarial, conviviendo con otras soluciones informáticas que utiliza la empresa, como un ERP, un CRM o un MES, por ejemplo.

Además, se trata de su software escalable que permite adaptarse a las necesidades concretas de cada empresa a lo largo del tiempo, sin que ello suponga una gran inversión o problemas de implementación.

5. Incremento de la calidad

El principal beneficio de un QMS es que ayuda a mejorar la calidad de los productos y servicios que ofrece la empresa. Estas soluciones garantizan una salida consistente de productos de mayor calidad, haciendo que los pacientes o usuarios estén más satisfechos.

Implantar la cultura de la calidad en una empresa del sector regulado es una de los principales objetivos que debe perseguir la gerencia o administración. Con un software QMS se dispone de un entorno ideal para poder gestionar de forma eficiente todos los aspectos relacionados con la calidad y el cumplimiento de las mejores prácticas del sector.

Este tipo de soluciones informáticas para administrar la calidad son muy rentables, ya que ayudan a disminuir costes, incrementar las ventas y evitar sanciones al no cumplir con las normativas establecidas legalmente.

 AMBIT BST

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