Es habitual que en las empresas se de la necesidad de adquirir varias licencias de un mismo programa o sistema operativo de Microsoft, por ejemplo Windows 10 y Microsoft Office.
Si se adquieren de forma individual, los costos en software se disparan, por eso es mejor optimizar la compra y acudir por ejemplo a las licencias de software por volumen que ofrece Microsoft, para adquisiciones de 5 o más licencias.
La licencia Microsoft de software por volumen permite ejecutar el software en múltiples ordenadores dentro de una misma empresa, de forma sencilla y accesible por múltiples usuarios.
Al adquirir licencias por volumen de Microsoft sólo se paga por el software, y no por el embalaje ni los discos que incluye, lo que ayuda a reducir la inversión, eliminando el coste físico del producto. Es posible adquirir medios complementarios de soporte y documentación sobre el software de forma separada, según las necesidades de la empresa (Software Assurance).
Se trata de licencias que se contratan para un mínimo de cinco ordenadores, por un periodo de tiempo determinado, y que permiten a la empresa disponer de forma más sencilla y económica, de los programas que necesite dentro de la gama de software de Microsoft.
Para poder adquirir licencias de la manera más rentable para la empresa, hay que tener en cuenta las principales características y políticas de licencia por volumen, teniendo en cuenta tres factores:
Dependiendo del sector en el que se mueva la empresa y del número de usuarios o empleados de la misma que accedan al software, las necesidades de licencia varían.
En esos casos el servicio de licencia por volumen de Microsoft se adapta a cada una de ellas, ofreciéndoles servicios de licenciamiento personalizados que ofrecerán un servicio óptimo en cuanto a prestaciones y costo.
Para poder contratar un servicio de licencia por volumen, primero hay que conocer cuáles son los productos Microsoft que la empresa necesita. Ya que este servicio ofrece opciones de contratación que permite elegir qué software se contrata, tener una idea clara de qué programas va a utilizar la empresa, permitirá contratar, sólo aquellos que sean necesarios.
Además de conocer qué software se va a utilizar en la empresa, es necesario conocer cuál va ser el uso del mismo. Por ejemplo, sería necesario conocer si un programa va a ser utilizado por todos los miembros de la empresa, sólo por algunos grupos (directivos, área de contabilidad, etc.) o sólo por algunos empleados concretos.
Este conocimiento permitirá afinar más a la hora de realizar la contratación de la licencia por volumen de software de Microsoft, optimizando los recurso disponibles.
Las principales ventajas de adquirir software por volumen son:
Cuando una empresa tiene muchos ordenadores o puestos de trabajo que necesitan acceder a software de Microsoft, la compra de licencias individuales no sería una solución óptima. Para estos caso Microsoft crea el licenciamiento por volumen que permite pagar sólo por el software contratado y que puede ser utilizado por los empleados de la empresa sin necesidad de licencias individuales.
Microsoft ofrece un sistema personalizado para adquirir licencia de software de aquellos productos que necesite la empresa, pudiendo descartar aquellos que no vaya a utilizar y que con una licencia individual irían juntos en el paquete del software.
El proceso de configuración y administración de software que se proporciona con la licencia de software por volumen, ofrece mejoras respecto a licencias individuales, permitiendo por ejemplo configuraciones para múltiples usuarios.
Dentro de la variedad que ofrece la contratación de licencia de software por volumen de Microsoft, se pueden destacar tres modelos distintos:
Se trata de un servicio que ofrece Microsoft para sus licencias por volumen, que aparte de ofrecer opciones de actualización automática de software, proporcionan soporte técnico y otros servicios dirigidos a resolver los retos habituales de TI en las empresas, mejorando la productividad y reduciendo los costes.
La contratación de Software Assurance da derecho a la empresa, al uso de todas las actualizaciones que ofrecen los programas que tiene contratados, incluyendo las últimas versiones de Windows y Office.
Microsoft adapta algunas de sus licencias por volumen para ciertos tipos de industrias con características, que manejan gran cantidad de ordenadores y que por lo tanto, sus requisitos en cuanto a número de licencias es tan elevado, que el sistema de licencias individuales no es una opción viable.
Además este tipo de organizaciones tienen unas características propias a las que Microsoft adapta su sistema de licencia por volumen de forma personalizada. Este tipo de empresas son:
Administración pública: Microsoft ofrece contratación de licencias específicas, adaptándose a las necesidades tanto de pequeñas y medianas organizaciones de Administración pública como a las Grandes organizaciones públicas.
Si una empresa utiliza productos de Microsoft y dispone de 5 más ordenadores, la mejor opción para ahorrar costes y disponer de un mejor servicio, es adquirir licencia de software por volumen. Podrá contratar servicio personalizado de software que se adapte a sus necesidades, descartando aquellos programas que no vaya a utilizar.
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