El número de tareas a realizar en cualquier puesto de trabajo suele ir aumentando con el paso del tiempo. A los quehaceres rutinarios se le unen nuevas tareas inesperadas o se dan situaciones que generan más trabajo.
Son tantas las cosas que hay que hacer que es necesario disponer de un sistema de organización que permita optimizar el tiempo y liberar la mente de preocupaciones relacionadas con los horarios y tareas pendientes.
El uso de la metodología GTD viene a resolver este tipo de problemas proponiendo una serie de pautas y comportamientos organizativos dentro del trabajo (o la vida personal). En este artículo vamos a definir qué es la metodología GTD y cómo aplicarla a la empresa utilizando la herramienta de Microsoft Office 365, Outlook.
Getting Things Done o GTD es un sistema de gestión del tiempo integral que abarca tanto los aspectos laborales como personales. Con esta metodología se pretende organizar y gestionar el tiempo con el objetivo que la mente esté despejada y por lo tanto alcanzar de manera más sencilla un estado de máxima concentración.
Al seguir la metodología GTD se consigue evitar preocupaciones sobre tareas futuras, pudiendo estar totalmente concentrado en las tareas actuales (en la acción que se esté realizando en ese momento). Esta es una de las grandes diferencias de esta metodología con otras de gestión del tiempo. No está basada en establecer prioridades, sino en realizar una organización que permita enfocarse en las tareas del presente.
Esta metodología fue creada por David Allen en la década de los 80 con un enfoque hacia la productividad personal y el entrenamiento ejecutivo. En su libro Getting Things Done (en español traducido como Organízate con Eficacia) recoge en qué consiste este método de gestión del tiempo y como aplicarlo al ámbito personal y laboral.
Para poder aplicar esta metodología es necesario conocer algunos conceptos en los que se basa como tareas, proyectos y bandeja de entrada:
Outlook 365 es el gestor de correo que viene incluido dentro de las herramientas ofimáticas de Microsoft Office 365. Utilizando esta herramienta para organizar los correos y las tareas se puede aplicar la metodología GTD con éxito.
A pesar de que existen otras herramientas para la aplicación de esta metodología, Outlook ofrece opciones avanzadas de gestión de correo electrónico y dispone de un calendario y agenda integrado que lo convierte en la herramienta ideal para seguir GTD.
Para utilizar la metodología GTD utilizando la herramienta Outlook 365 debemos seguir una serie de pasos:
Dentro de la bandeja de entrada de Outlook hay que crear una serie de carpetas para organizar los distintos tipos de mensajes. Cada carpeta tiene su nombre correspondiente que defina el contenido de la misma. Se crearán 5 carpetas:
Una vez creadas las carpetas hay que crear un sistema de categorías (desde Inicio/Categorías), incluyendo las categorías necesarias para cada caso particular. Deben incluirse varias categorías para las tareas, dependiendo de la prioridad de la misma (por ejemplo, tareas prioridad 1 y tareas prioridad 2).
También debe crearse una categoría para tareas delegadas, proyectos futuros y proyectos. En la creación de categorías es posible asignar un color a cada una, algo que puede ayudar mucho visualmente.
Los accesos rápidos o pasos rápidos son una serie de tareas que se ejecutan de forma automática cada vez que se pulsa su botón. Se encuentran dentro de la pestaña Inicio como Pasos Rápidos y pueden crearse nuevos pasos de forma personalizada.
Con estos accesos rápidos vamos a conseguir organizar fácilmente los mensajes con la pulsación de un solo botón. Para ellos hay que crear los siguientes botones rápidos:
Ahora en el menú inicio se dispondrá de botones rápidos que facilitan la organización de los mensajes en el sistema GTD. Es posible ordenar los botones en la disposición que se desee (orden alfabético o más utilizados, por ejemplo).
Con el sistema de carpetas, categorías y botones rápidos creada habrá que empezar a aplicar la metodología GTD. Todos los correos entran directamente a la bandeja de entrada de Outlook y desde allí hay que empezar a seleccionarlos y aplicarles una de las acciones de cada botón, dependiendo del tipo de mensaje.
Para aplicar la metodología GTD hay que seguir estas pautas:
La bandeja de entrada siempre debe permanecer lo más limpia posible, lo que quiere decir que cada mensaje está asignado en su lugar correspondiente. Navegando por las distintas carpetas se tiene una visión clara de las tareas a realizar y su prioridad, los proyectos pendientes y las tareas asignadas a terceros.
Además, todos los mensajes con información relevante se encuentran almacenados en una carpeta aparte para poder ser consultados en cualquier momento. Los proyectos futuros también se encuentran separados, para poder acudir a ellos cuando se disponga de tiempo de sobra.
Outlook tiene una opción que es ver Mis Tareas, donde se mostrarán todas las tareas pendientes que han sido marcadas al utilizar los botones rápidos de tareas prioridad 1 y tareas prioridad 2, además de las tareas añadidas al calendario de Outlook. Se trata de una forma muy sencilla y eficiente de tener controladas todas las tareas a realizar, pudiendo consultar fácilmente en una única vista, cuáles se encuentran aún por realizar.
Otra opción que facilita el acceso a la información sobre las tareas a realizar es la de Carpetas de Búsqueda. Utilizando dicha opción se pueden encontrar mensajes siguiendo una serie de criterios, por ejemplo, por categorías.
Es importante procesar los mensajes de la bandeja de entrada para que la metodología GTD funcione con Outlook 365, ya que es necesario actualizar las nuevas tareas y proyectos y descartar lo que no interese.
La mejor opción es dedicar un tiempo al empezar la jornada laboral y al concluir la misma para gestionar los mensajes que se encuentren en la bandeja de entrada. Además, es conveniente revisar rápidamente un par de veces al día la bandeja para cerciorarse que ninguna tarea con alta prioridad se encuentre sin procesar.
Utilizando el calendario de Outlook hay que asignar tiempo para las distintas tareas pendientes de realizar. Con toda la información organizada es muy sencillo ajustar los tiempos a las distintas tareas pendientes, teniendo en cuenta las horas de más rendimiento, la prioridad y la dificultad de las tareas.
Cuando se está realizando una tarea hay que centrarse en la misma, no es necesario realizar otras acciones como consultar la bandeja de entrada cada vez que entre un nuevo correo, otras tareas o informaciones no relacionadas. Esto aumentará la eficiencia, reduciendo el tiempo y aumentando la calidad de la tarea.
La metodología GTD se focaliza en gestionar el tiempo para permitir centrarse en las tareas a realizar, evitando pensar en otros proyectos o acciones que hay que realizar. Microsoft Outlook de Office 365 es una herramienta ideal para utilizar esta metodología, pues permite una gestión avanzada del correo electrónico y cuenta con un calendario y agenda muy completo integrados.
Implementar la metodología GTD en el trabajo permite ser más eficientes ya que las tareas asignadas se realizarán utilizando menos tiempo, los resultados serán mejores y se reducirá el estrés de no disponer de una agenda organizada de tareas.
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