Para adaptarse al nuevo Reglamento General de Protección de Datos las empresas deben realizar un análisis de riesgos con el objetivo de establecer unas medidas de seguridad y control que garanticen los derechos y libertades de las personas.
Debido al avance de las nuevas tecnologías y la transformación digital de las empresas, se necesita un enfoque más dinámico de esta evaluación y gestión de riesgos en la protección de datos personales.
En este artículo hablaremos sobre qué es un proyecto de análisis de riesgos, cómo se realiza dicho proyecto y por qué utilizar herramientas específicas es beneficioso para las empresas.
Un proyecto de análisis de riesgos recoge el flujo de los datos personales y sensibles que manejan las empresas en su actividad habitual, definiendo las medidas de control y seguridad que puedan garantizar, tanto derechos como libertades de los interesados.
El análisis de riesgos debe ser realizado por las empresas de forma obligatoria para poder cumplir con la normativa RGPD.
El RGPD o Reglamento General de Protección de Datos es una normativa que entró en vigor en mayo de 2016 y es de obligado cumplimiento por las empresas que operan en la Unión Europea a partir del 25 de mayo de 2018.
Esta normativa europea de obligado cumplimiento, amplía los derechos de las personas a decir cómo quieren que sus datos sean tratados, así como la forma en la que reciben información de las empresas. El RGPD implica que las empresas deben prestar especial atención a los siguientes factores:
La gestión de los riesgos engloba una serie de tareas que facilitan el control sobre las amenazas relacionadas con el tratamiento de datos personales y sensibles, recogiendo las medidas que se aplicarán para minimizarlos o eliminarlos.
Para realizar un proyecto de análisis de riesgos, que permita proteger los datos y las identidades de las personas, deben diferenciarse tres etapas distintas:
La primera fase consiste en realizar un análisis de las amenazas que ponen en riesgo los datos, pudiendo provocar un perjuicio a las personas cuya información ha sido tratada. Deben identificarse los tres tipos de amenazas que afectan a los datos:
El RGPD cambia la forma en la que las amenazas son consideradas, pasando el foco de atención de las empresas hacia las personas cuyos datos son tratados por estas.
La posibilidad de que una de las anteriores amenazas llegue a materializarse, es lo que se conoce como riesgo. Por lo tanto, en esta segunda fase, basándose en el análisis de las amenazas, se deberá valorar las consecuencias de la exposición a las amenazas (consecuencias negativas), lo que se conoce como la evaluación de los riesgos.
En esta fase hay que determinar el nivel de riesgo inherente asociado a cada una de las posibles amenazas a la que los datos se ven expuestos.
En la última fase deben definirse las medidas que se aplicarán a la hora de tratar los riesgos, con el objetivo de reducir la posibilidad de que ocurran o minimizar su impacto negativo.
El RGPD introduce el principio de responsabilidad proactiva que obliga a las empresas a probar que estas medidas que se van a implementar son eficaces. La aplicación del RGPD propicia la aparición de la figura del DPO (Data Protection Officer) o delegado de protección de datos.
Este rol será el encargado del análisis de riesgos de la empresa, identificando riesgos y buscando soluciones para solventarlos. Esta figura no es obligada para todas las empresas (solo administraciones públicas y las que manejen gran cantidad de información) y puede ser personal interno de la empresa o contratado de forma externa (asesor).
El análisis de riesgos es un proceso donde deben identificarse las amenazas, evaluar los riesgos y definir las medidas para mitigar su impacto negativo. El uso de un software específico facilita el desarrollo de este análisis y ayuda a cumplir el principio de responsabilidad proactiva recogido en el RGPD. Además, aporta otras ventajas como:
Las plataformas para el análisis de riesgos son herramientas completas que permiten analizar los riesgos, evaluar su impacto y gestionar dichos riesgos.
Son soluciones personalizables para realizar análisis de riesgos, pudiendo adaptarse a las peculiaridades de cada empresa o sector.
Las herramientas de análisis de riesgos permiten almacenar todos los documentos generados, así como las medidas y estrategias llevadas a cabo en relación con la protección de los datos.
Existen en el mercado diversas plataformas y programas para el análisis de riesgos, por ejemplo, la Agencia Española de Protección de Datos facilita la elaboración de proyectos de análisis de riesgos con el programa gratuito Facilita RGPD.
Su uso es muy sencillo, ya que solo es necesario acceder a una plataforma online donde se realizará un cuestionario para averiguar si los datos tratados son o no de riesgo.
La normativa europea RGPD recoge que las empresas deben realizar un análisis de riesgos que localice aquellas amenazas que pongan en riesgo la información sobre sus clientes y usuarios, recogiendo las medidas que se llevarán a cabo para poder mitigar o eliminar dichas amenazas.
El uso de plataformas digitales o software específico ayuda al desarrollo de proyectos de análisis de riesgos que permitan a las empresas cumplir con las demandas del RGPD.
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