Las organizaciones cada vez manejan más contenido, en forma de documentos o archivos multimedia. Una incorrecta gestión de todos estos datos hace que la empresa no sea competitiva en el mercado actual, dedicando demasiado tiempo a la organización y clasificación y manejando unos tiempos de búsqueda y entregas demasiado largos.
Con el uso de las herramientas que proporciona la tecnología actual y utilizando un sistema de Administración de contenidos integrado como ECM, la Gestión del Contenido Empresarial se realizará de forma eficiente, agilizando todos los procesos relacionados, reduciendo costos y aumentando la productividad.
ECM (Enterprise Content Management) o gestión de contenido empresarial es una estrategia que se compone de una serie de procesos y herramientas definidos que se utilizan por una empresa para capturar, organizar, almacenar y entregar información a terceros (clientes, proveedores, empleados y otras entidades con las que tenga relación).
La gestión centralizada de ECM permite optimizar el ciclo de vida de la información utilizando la automatización de los flujos de trabajo en los procesos mediante la gestión de documentos.
Para las empresas que manejan un gran volumen de datos, utilizar ECM es fundamental porque obtienen beneficios de este tipo de gestión, como, por ejemplo:
La utilización de ECM previene la existencia de archivos duplicados, disminuye los plazos de espera en el transporte o entrega de documentación, reduce los tiempos de búsqueda de documentos y utiliza un sistema de trazabilidad de documentos que permite observar los cambios de cada documento a lo largo de su ciclo de vida.
La administración de contenidos en ECM se puede dividir en cinco procesos principales: captura, gestión, almacenaje, preservación y entrega. Según la AIIM (Asociación para la Gestión de Información e Imágenes), cada función se define de la siguiente manera:
Es el proceso por el cual se transforma todo el contenido físico (documentos en papel) a un formato digital (que se guarda en un archivo) y se guarda en un repositorio seguro. Este proceso se caracteriza por:
Es la función encargada de modificar y compartir la información de la empresa utilizando para ello herramientas como:
ECM es un sistema que permite el trabajo colaborativo en documentos, bien sea entre miembros de un grupo de trabajo o departamento, entre distintas áreas de la empresa, o incluso con empresas colaboradoras externas.
En este proceso los documentos digitales de la empresa se almacenarán utilizando diversos medios. La información almacenada puede que solo sea temporal o que permanezca durante largos periodos de tiempo. La información temporal se almacena utilizando sistemas flexibles que permiten a los usuarios acceder a ella para consultarla o editarla.
Para almacenar todos estos datos se utilizan bases de datos, gestor de contenidos, sistemas de archivos o almacenamiento Cloud.
Los documentos de una empresa no solo deben ser almacenados, sino que deben ser preservados. Con ECM se realizan copias de seguridad de toda la información permanente y se verifica que los medios de soporte para realizarlas estén actualizados. En estos procesos, se realizan verificaciones de la información para descartar aquella que ya no resulta relevante.
ECM realiza la función de preservar teniendo en cuenta las normativas de protección de datos vigente como la normativa europea GDPR y la ley española LOPD.
La entrega o el output management es el proceso por el cual la información gestionada por ECM se entrega al usuario, cliente o cualquier tipo de receptor autorizado. Se puede dividir esta entrega en tres grupos:
ECM no solo se encarga de los documentos, sino que gestiona otro tipo de contenido semi estructurado o no estructurado como puede ser el contenido multimedia o el contenido web. La evolución de la tecnología ha propiciado que los sistemas ECM añadan nuevas características como la gestión de archivos multimedia.
Utilizar ECM en una organización para su administración de contenidos le lleva a tener un mayor control de las operaciones, simplificando los procesos y mejorando la gestión de recursos.
La mejora en la gestión de documentos hace que las empresas ganen en términos de eficacia, siendo más fácil y rápido el almacenamiento, la organización y la clasificación, así como también, la entrega de contenidos y su seguridad.
La inversión en ECM contribuye a la estructuración y organización de un negocio, convirtiéndose, además, en una parte clave para su crecimiento porque facilita el acceso a la información, lo que agiliza la toma de decisiones.
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