Realizar una gestión financiera en la empresa de manera destacada no es tarea sencilla y una de las tareas más complicadas es la gestión de gastos. Saber cuándo un gasto es más rentable para la empresa es fundamental a la hora de tomar decisiones, las cuales pueden afectar tanto a los beneficios como al endeudamiento, incluso a las acciones operativas de la misma.
Si trasladamos estas decisiones de gasto e inversión al departamento TI de una empresa, podemos ver cómo muchas veces se plantean decisiones de difícil definición. Por ejemplo, si planteamos una empresa que necesita un cambio de su servidor por obsolescencia, nos encontramos ante dos decisiones.
Comprar un nuevo servidor con mayores prestaciones, lo que supondría un incremento del patrimonio de la empresa, pero con la gran pérdida de valor que sufre el inmovilizado informático. Y tendríamos una segunda opción que es acudir a una empresa de infraestructuras como servicios (IaaS) y contratar un servidor virtual de pago anual, con lo cual sólo realizaremos un gasto anual en servicios y no tocaremos el patrimonio de la empresa. Nos encontramos ante una decisión entre gasto de capital o gasto operativo, lo que se conoce como Capex y Opex.
La financiación que utilizan las empresas para adquirir activos físicos (nuevos o actualizar los existentes) se conocen como gastos de capital o Capex. Se suelen dividir en dos tipos:
Estos gastos de capital no se cuentan como gastos de forma inmediata, sino que se amortizan los mismos durante un periodo de tiempo, ofreciendo diversas ventajas a las empresas (fiscales, contables…).
Algunos ejemplos de inversiones Capex son la compra de inmuebles (locales, oficinas, etc) o la adquisición de vehículos (de transporte o comerciales).
Los gastos operativos o de explotación son conocidos como Opex, y son gastos que se realizan de forma continuada y están relacionados con las operaciones de la empresa. Podemos definir Opex como los gastos fluctuantes que realiza una empresa.
Algunos ejemplos de estos tipos de gastos son: gastos en instalaciones, alquileres, o formación de personal.
Hoy en día, en el sector TI, las inversiones tienden más a ser Opex que Capex. Esto es así debido a los rápidos cambios que se producen en las tecnologías, que hacen que tanto las herramientas de software como las infraestructuras de hardware queden obsoletas en muy poco tiempo. Por lo tanto, es más interesante alquilar esos servicios (lo que genera un gasto operativo, Opex), que comprarlos (que genera un gasto de capital, Capex).
Realizar una inversión por parte de una empresa en infraestructura y recursos cloud tiende hoy en día a realizarse mediante Opex debido a que:
Cuando las empresas llevan su infraestructura a la nube, se reducen los recursos tiempo y espacio necesarios para hardware y software, automatizando muchos procesos que les permite ser más eficientes.
Podemos poner un ejemplo donde se puede apreciar la necesidad de Opex en una contratación cloud:
Una empresa que comprase hace 2 años discos duros mecánicos para las copias de seguridad de sus datos. Solamente dos años después se puede contratar en la nube almacenamiento en discos sólidos (nueva tecnología de almacenamiento de lectura y escritura rápida, muy superior a la de los discos mecánicos). Por lo tanto, esa inversión que realizó hace 2 años quedó rápidamente obsoleta y no se puede amortizar. Si hubiese contratado esos discos duros mecánicos, ahora podría cambiar su plan de contratación a los nuevos discos sólidos, sin tener que perder una inversión en capital.
El anterior es un claro ejemplo de cómo la rapidez de cambio del mundo tecnológico hace que las inversiones Capex no sean rentables para las empresas al realizar inversiones TI, dejando el modelo Opex como una opción que se adapta mucho mejor a este tipo de inversiones.
Algo similar a las inversiones en cloud ocurre cuando hablamos de adquirir o alquilar infraestructuras para Inteligencia de Negocios o Gran cantidad de datos. Los cambios tan rápidos que se suceden en el mundo tecnológico hacen más rentable alquilar estos servicios y añadirlos como gastos operativos, que adquirir toda la infraestructura necesaria para los mismos. Con la contratación de estos servicios, las empresas se aseguran de no quedar obsoletas en poco tiempo, y poder cambiar fácilmente de una tecnología a otra con facilidad y bajo coste.
Hoy en día se maneja tal cantidad de información que no queda más remedio que disponer de un modelo escalado para su procesado y almacenaje, que permita ir añadiendo recursos cada vez que sea necesario. En este aspecto el modelo Opex se adapta perfectamente, sustituyendo a la opción Capex.
Las empresas que proporcionan servicios como IaaS (Infraestructuras como servicios), SaaS (Software como servicios) y PaaS (Plataformas como servicios), si realizan sus inversiones Capex, pues requieren de los equipos hardware y herramientas software necesarios para poder ofrecerlas al resto de empresas como servicios.
Gracias a esta oferta, la necesidad de realizar gastos de capital para TI, se ha reducido pasando a un modelo de gasto operativo Opex.
La tendencia de inversión en TI bajo el modelo Opex o de gasto operativo ha hecho que los balances de las empresas se vean afectados, reduciendo parte del capital que antes invertían en infraestructuras hardware y aplicaciones software, y aumentando sus gastos en contratación de servicios externos de alquiler de infraestructuras hardware y software.
En la mayoría de los casos, una inversión de capital en TI hará que las empresas gasten una gran cantidad de dinero en infraestructuras que quedarán obsoletas en un periodo corto de tiempo, y cuya inversión difícilmente se amortizará o recuperará. Por lo tanto, es recomendable que las empresas no realicen inversiones Capex en tecnología, salvo para casos muy puntuales como los que se han tratado en este artículo.
Las inversiones Capex, al suponer normalmente grandes desembolsos, requieren de toda una serie de trámites que necesitan más tiempo para aprobarse (cotizaciones, aprobación de órdenes de compra, etc.), por lo que, en tecnología, los gastos Capex se han movido hacia los Opex, dando prioridad al alquiler por encima de la adquisición.
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