Las empresas siempre buscan la manera de optimizar sus procesos y tareas con el objetivo de minimizar los costes, mejorar su eficiencia y aumentar su productividad.
Los sistemas tradicionales heredados y la idea de una cultura empresarial inamovible son algunas de las principales barreras que limitan la implementación de mejoras en los procesos.
La reingeniería de procesos es la solución a la que recurren muchas organizaciones realizando cambios para adecuar sus procesos a las exigencias del mercado actual y poder así transformar sus empresas, aprovechando la tecnología y optimizando sus procesos. Estos cambios permitirán que las empresas consigan una mejora continua de sus procesos internos que les hagan ser más rápidas, efectivas, y en definitiva, más competitivas y rentables.
Con la BPR (Business Process Reengineering) o reingeniería de procesos las empresas buscan mejorar de forma eficaz sus procesos para alcanzar los objetivos fijados. El fin de la BPR es la mejora radical del rendimiento empresarial con el rediseño total de sus principales procesos y dinámicas de trabajo, buscando siempre la mejora continua.
La reingeniería de procesos implica un análisis de todos y cada uno de los procesos y tareas que se llevan a cabo en la empresa, redefiniéndolos y mejorándolos, buscando la simplificación y la eficacia. Para realizar esta redefinición o mejora hay que realizar los siguientes pasos.
Aplicar BPR en una empresa supone un cambio radical en la forma de trabajar, abandonando procesos ineficaces y obsoletos, dando paso a nuevas formas de proceder, más eficaces y alineadas con la tecnología. Los principales beneficios que obtiene una organización que aplica este tipo de cambios son:
La BPR consigue la alineación de la tecnología y de los procesos con la estrategia empresarial, consiguiendo que la empresa sea más rápida, eficaz y aumente su productividad, lo que lleva un incremento de los beneficios.
El uso de las tecnologías de la información (TI) facilita la implementación de mejoras en los procesos productivos, administrativos y de comunicación de las empresas. Por eso, en la actualidad la reingeniería de procesos va estrechamente ligada con las TI.
A pesar de que implementar TI en los procesos lleva asociado un coste, son imprescindibles hoy en día para poder optimizar los procesos y conseguir automatizarlos y simplificarlos, aumentando su agilidad y eficacia.
La reingeniería de procesos es un sistema holístico (global) de mejora continua y enfoque en los procesos. BPR define los procesos desde cero buscando su optimización con el uso de buenas prácticas y nuevas tecnologías. Una vez definido e implementado el cambio en un proceso, este es monitorizado para evaluar su rendimiento y para comprobar si cumple con los objetivos fijados. Esta monitorización permite un análisis de los procesos en busca de una mejora continua, que convierte a la empresa en una entidad dinámica, abierta al cambio y que pueda adaptarse a las nuevas necesidades de los clientes y a la incorporación de innovaciones tecnológicas que mejoren los procesos.
La redefinición de los procesos aumenta la calidad de extremo a extremo de los procesos y consigue entregar un producto y servicio de mayor valor para los clientes. Con esta optimización de los distintos procesos se conseguirá mejorar el valor de los productos, disminuyendo errores y aplicando los procedimientos más adecuados.
El rediseño de los procesos mediante la simplicidad y la eficacia consigue una reducción de costes porque elimina todas aquellas tareas que no aportan valor y que no agilizan los procesos. Como resultado, se obtendrá una reducción de los costes necesarios para realizar los procesos (por ejemplo, el uso óptimo de materias primas o el ahorro tiempo de operarios).
La reingeniería de procesos conlleva la automatización de muchos procesos, por lo que disminuye el número de empleados necesarios para realizarlos, generando una disminución de costes laborales.
La reingeniería de procesos también aportará los siguientes beneficios a la empresa:
Cuando una empresa quiere realizar un cambio radical en su organización en busca de una mayor eficiencia, rapidez y mejora continua, recurre a la reingeniería de procesos. BPR producirá cambios profundos, tanto en los procesos habituales de la empresa como en su cultura empresarial, ofreciendo un aumento significativo del nivel de producción y de la calidad de sus productos y servicios.
La reingeniería de procesos se centra más en la redefinición completa de los procesos y no tanto en la mejora de los mismos, por lo tanto, no está libre de riesgos y, por ende, antes de finalizar no estaría de más considerar algunos puntos, como la inversión económica necesaria para aplicar los cambios (por ejemplo, en tecnología) y la posible inadaptación de los empleados que pueden ser reticentes a los cambios radicales y no disponer de capacidad suficiente para afrontarlos.
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