Qué es un sistema de gestión por procesos (BPM)

En un mercado dinámico y competitivo, marcado por el uso de las nuevas tecnologías de la información, las empresas necesitan poder adaptarse rápidamente a los cambios. Muchas veces, disponen de sistemas y software optimizados para su situación actual, pero que no les permiten realizar cambios de forma ágil.  

Para afrontar estos nuevos retos y poder competir en el mercado, necesitan un enfoque hacia la adaptabilidad y la tecnología, por lo que deben utilizar un sistema de gestión de procesos como BPM. 

Qué es BPM 

BPM (Business Process Management) es una metodología de trabajo utilizada tanto por grandes empresas como pymes. Este sistema de gestión de procesos se encarga de controlar el modelado, visibilidad y gestión de los procesos productivos de la empresa. 

BMP implica adoptar una serie de pasos o acciones que modifican la forma de trabajar de la empresa con el objetivo de mejorar los procesos y facilitar la colaboración con un enfoque hacia el cliente. 

Este método de trabajo surge en los años 80 del modelo productivo utilizado por la empresa japonesa Toyota. Con el paso del tiempo y la aparición de normas internacionales de buenas prácticas y calidad, se consolidó este sistema basado en la gestión de procesos. 

Por qué implementar el sistema de gestión de procesos 

Optimizar los procesos, mejorar la eficiencia, facilitar la toma de decisiones y, en definitiva, ser más competitivos, son los principales motivos por los que las empresas deben implementar un BPM. 

Cuando se produce una restructuración empresarial (ampliación, absorción o colaboración) se utiliza la metodología BPM para poder coordinar de forma adecuada los procesos y departamentos de las distintas organizaciones.  

Muchas empresas empiezan a utilizar BPM cuando quieren conseguir una certificación y necesitan optimizar sus procesos para poder cumplir con las exigencias requeridas en la misma. 

Ventajas de implementar BPM 

Los principales beneficios que se obtienen al implantar un sistema de gestión por procesos son: 

• Mejora el servicio de atención al cliente. 
• Mejora la competitividad de la empresa (reduce el tiempo en la toma de decisiones, mejora la eficiencia y la agilidad e incrementa la productividad). 
• Mejora la calidad de los productos y servicios ofrecidos. 
• Minimiza el tiempo de acceso a la información (documentación, aplicaciones y bases de datos). 
• Aumenta el número de actividades ejecutadas simultáneamente. 
• Disminuye el tiempo de comunicación entre actividades, personas y procesos. 
• Implica al personal (motivación, colaboración y participación en los procesos). 
• Agiliza la salida de datos (correos, SMS, y todo tipo de comunicación saliente). 
• Aporta mecanismos para una mejor gestión y optimización de procesos. 

Cabe destacar que, al utilizar BPM, no solo se están optimizando y automatizando procesos, sino que se está transformando la forma de trabajar para conseguir una mejora continua, basada en la adaptabilidad a los cambios. 

Qué son las herramientas BPM 

Las herramientas BPM son aplicaciones ideadas para el diseño, gestión y monitorización de procesos y se utilizan en el entorno empresarial para automatizar, medir y optimizar las operaciones de negocio. Utilizando flujos de trabajo y colaboración, proporcionan métricas y KPIs para que los gerentes y directivos puedan mejorar su toma de decisiones y comprobar que sus estrategias empresariales están consiguiendo alcanzar los objetivos marcados. 

La elección del software BPM a utilizar es una parte fundamental del éxito de esta metodología. En el mercado hay una gran oferta de programas de gestión por procesos, donde cada empresa puede encontrar el adecuado. Algunos de estos programas BPM son: Progress Savvion BPM, Intalio, IBM Business Process Manager y Oracle Business Process Management Suite. 

Cómo implementar BPM 

Implementar una nueva metodología de trabajo como BPM implica un cambio severo dentro de una empresa, que necesita de un estudio y planificación previa, y de la participación de todas las personas que forman parte de la organización: 

Una correcta implementación de BPM lleva asociada 5 fases definidas: 

Definir los procesos 

En esta parte del proceso debe intervenir la gerencia de la empresa y todo el personal que disponga de la experiencia y conocimientos de los distintos procesos que se lleven a cabo. El objetivo es definir los procesos que más se alinean con los objetivos de la empresa, por lo que se requerirá de un análisis de la estrategia definida. En esta fase se deben priorizar los distintos procesos que deben ir acorde con los objetivos de la empresa, identificando los de mayor productividad. 

Cada proceso lleva asociado un factor técnico y otro humano, que debe ser analizado para ver si puede ser llevado al enfoque BPM. Los distintos procesos serán entonces clasificados y priorizados para su orden de implementación BPM. 

Selección de herramienta BPM 

Las necesidades de cada empresa marcarán los criterios a tener en cuenta para la elección del software BPM a utilizar. Podemos diferenciar dos tipos de criterios: 

• Criterios técnicos. Teniendo en cuenta las funciones propias de la herramienta BPM (diseño de formularios, simulación de procesos, integración, sistemas operativos soportados, etc.).
• Criterios no técnicos. Se tienen en cuenta aspectos generales como los proveedores de la empresa, el costo del software y el idioma en el que está disponible la solución.

Ejecutar BPM 

En esta fase es donde entra en acción el cambio introducido por la adopción del modelo BPM. Podemos dividirla en cuatro subfases: 

• Definición de acciones. Se definen todos aquellos procesos a realizar como eventos, actividades, subprocesos y a los participantes de los mismos. También se seleccionan las métricas y KPIs apropiados para su medición, control y evaluación. 
• Automatizar procesos. Utilizando motores de ejecución (workflow) se definen los modelos de datos, formularios y reglas de negocio.  
• Integración y despliegue. En esta fase se debe integrar la herramienta BPM con las distintas aplicaciones que utiliza la empresa para realizar sus procesos. Una vez finalizada la integración, se procede al despliegue del proceso de negocio (asignación de roles y permisos, definición del número de usuarios de cada proceso, etc.). 
• Monitorización de los procesos. En esta fase se realiza el seguimiento de todo el proceso, haciendo uso de las métricas y los KPIs para evaluar los resultados y tomar medidas correctoras en caso de desviaciones o errores. 

Optimizar el proceso de negocio 

En la fase final de la implementación hay que realizar un análisis de resultados de la misma que permita presentar propuestas con modificaciones que mejoren los procesos. 

Formación del personal 

Es importante que el personal y directiva de la empresa esté capacitado para poder adaptar la metodología BPM. Por eso, en cada una de las fases anteriores el personal que participe en las distintas acciones, debe disponer de la formación necesaria para afrontarlas. 

Con la implantación de un sistema de gestión por procesos como BPM, las empresas conseguirán adaptar sus procesos para una mejora continua, facilitando la toma de decisiones y consiguiendo ser más competitivos en un exigente mercado como el actual. 

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