La mejor forma de controlar un negocio y conocer su situación real en cada momento es monitorizando los distintos procesos que se llevan a cabo en todas las áreas de la empresa. Con este fin, se utilizan los KPI y las métricas, ambos valores numéricos que muestran información sobre algún aspecto de la empresa, ayudando a la toma de decisiones.
Es normal confundir ambos términos, pues se trata de conceptos que miden valores cuantificables dentro de la empresa y, además, están relacionados entre sí. Sin embargo, no son lo mismo y es importante conocer las diferencias de ambos, pues su correcta utilización influye en las decisiones empresariales.
En este texto veremos qué es un KPI, qué es una métrica, cuáles son las diferencias entre ambos, y finalmente, mostraremos algunos ejemplos para clarificar los conceptos y apreciar mejor las diferencias.
Un Key Performance Indicator o KPI (Indicador Clave de Desempeño o Rendimiento) es un valor medible que representa la efectividad de un proceso o acción de una empresa, para alcanzar un objetivo concreto. Los KPI se utilizan para monitorear y averiguar si se están cumpliendo los objetivos marcados, y poder tomar decisiones correctoras rápidamente en caso de que se produzcan desviaciones sobre los objetivos marcados.
Los indicadores clave de desempeño no solo representan valores financieros, sino que son aplicables a todos los ámbitos de la empresa. Por ejemplo, un tablero de mando empresarial debe recoger aquellos KPI de las distintas secciones de la empresa que muestren los valores que miden la eficacia de las estrategias que se están llevando a cabo. Con esta información en tiempo real facilitada por los KPI, los gerentes o responsables de la empresa pueden tomar decisiones correctoras para reconducir desviaciones en los objetivos y planificar nuevas estrategias competitivas.
Es innegable las grandes ventajas que supone para un empresario o gerente trabajar con KPI que den una visión global de la empresa y muestren, lo cerca o lejos que se encuentra de alcanzar los objetivos fijados.
Con el uso de los KPI adecuados se puede obtener información valiosa y útil, midiendo determinadas variables y resultados a partir de esa información. El análisis de esta información permite valorar el grado de éxito de las estrategias aplicadas para conseguir los objetivos.
Otra de las principales ventajas que ofrece el uso de KPI es la velocidad en la toma de decisiones. Al mostrar el estado actual de la empresa se pueden tomar acciones rápidas para corregir errores, ajustar estrategias y aprovechar oportunidades y tendencias. En un mercado tan competitivo como el actual, tener una mayor velocidad de reacción y adelantarse en la toma de decisiones, es un elemento diferenciador.
En cuanto a la toma de decisiones, no solo es la mayor velocidad lo que permite el uso de indicadores de desempeño. La precisión a la hora de tomar una determinada decisión basándose en los KPI es mucho mayor, reduciendo los riesgos que toda decisión estratégica conlleva.
Las métricas de negocio son aquellos valores expresados numéricamente que sirven para analizar el rendimiento de una determinada acción o proceso dentro de una empresa. Cualquier cosa que se realice dentro del ámbito empresarial y sea medible, es una métrica.
Las métricas se suelen expresar utilizando unidades o porcentajes y se obtienen a partir de una herramienta de medición ya establecida que muestra un valor que puede considerarse como global. Su interpretación requiere conocer el proceso o el uso de la herramienta de medición.
Una métrica muestra un valor sencillo que mide una actividad o proceso, pero no permite evaluar las acciones de la empresa sobre ella.
Las métricas aportan información numérica o porcentual de las distintas actividades que realiza una empresa. Con la tecnología actual, se puede disponer de métricas en todas las áreas de la empresa con valores en tiempo real, lo que permite tener una visión global y certera de la misma. En tiempos pasados, estas métricas se obtenían cada cierto tiempo, a través de balances y cuentas de resultados y mostraban valores que solo reflejaban lo sucedido en el pasado.
El uso de las métricas facilita el trabajo de los empleados de una empresa, pues disponen de información en tiempo real de las distintas facetas o procesos que realizan. Por ejemplo, la medición en tiempo real de productos enviados permite al personal de almacén conocer el total de productos que ya se han enviado en el instante de la consulta.
Los KPI difieren de las métricas en la forma en la que se utilizan. Mientras que una métrica mide un valor crudo sobre un proceso, un KPI está asociado directamente a un objetivo marcado por la empresa y permite evaluar si las estrategias seguidas para conseguirlo están funcionando.
Las métricas suelen ser utilizadas por los responsables directos de una operación pues es necesario conocer todo el proceso para interpretar el valor que ofrecen (por ejemplo, el responsable de almacén trabaja con métricas como la cantidad de productos). Sin embargo, los KPI están más relacionados con la gerencia o dirección, mostrando un valor que puede ser interpretado sin conocer todo el proceso de la operación o ejecución.
Por ejemplo, se puede evaluar si una estrategia para conseguir nuevos clientes online está dando sus frutos, atendiendo al KPI Objetivos Cumplidos, que muestra el número de conversiones para un anuncio concreto.
Es habitual utilizar en tableros de mando o en dashboards, códigos de colores para definir el estado de los KPI, mostrando el KPI en color verde si está dentro de un rango óptimo, naranja si tiene una pequeña desviación de los objetivos fijados, y rojo si se encuentra totalmente fuera de los objetivos.
Los KPI están basados en métricas, asociados al desempeño de la empresa para conseguir unos objetivos concretos. Por lo tanto, todos los KPI son métricas que permiten identificar si las estrategias realizadas están dando resultados satisfactorios o, si por el contrario, no están surgiendo efecto.
Las métricas son valores medibles de alguno de los distintos procesos que se realizan en la empresa, pero su análisis no ofrecerá información sobre la eficiencia de las estrategias empresariales. Por lo tanto, aunque todos los KPI son métricas de negocio, no todas las métricas son KPI.
KPI y métricas son conceptos relacionados entre sí, pero que son distintos a la hora de ser utilizados e interpretados. Para poder realizar una buena estrategia empresarial y controlar el grado de eficacia de la misma, es necesario seleccionar los KPI adecuados, que permitan analizar la situación en tiempo real y tomar las medidas oportunas de forma ágil y eficiente.
Con el uso de KPI se ha cambiado el viejo concepto de analizar un negocio solo por sus números (métricas). A pesar de que muchas métricas marcan valores importantes, los KPI se alinean con los distintos objetivos de la empresa midiendo el éxito a la hora de lograrlos.
El marketing digital utiliza mucho las métricas y KPI para medir los distintos parámetros y controlar el cumplimiento de los objetivos de sus campañas.
Podemos ver algunas métricas típicas del marketing digital:
Dos de los KPI que más se utilizan en marketing digital son:
En la parte financiera de la empresa es donde más métricas se generan. Casi todo es medible ofreciendo un valor numérico o porcentual. Sin embargo, los KPI financieros deben ir alineados con objetivos concretos recogidos en la estrategia global de la empresa. Veamos algunos ejemplos de KPI financieros:
Son muchas las métricas que se utilizan en finanzas, pues cada operación o acción financiera es medible numéricamente. Podemos nombrar:
La logística de la empresa puede medir muchas de sus acciones y procesos por lo que el uso de métricas y KPI es muy útil a la hora de controlar, planificar y tomar decisiones.
Alguno de los KPI que se utilizan en logística son:
Algunas métricas que miden procesos realizados en logística son:
Como hemos visto, métricas y KPI son conceptos relacionados que se utilizan en la empresa para medir distintos procesos o acciones. Mientras que las métricas se limitan a dar un valor objetivo sobre un proceso concreto, los KPI tienen una relación directa con los objetivos de la empresa, permitiendo evaluar las acciones estratégicas para conseguirlos.
Para poder evaluar de forma correcta la evolución de una estrategia empresarial y ver si se están cumpliendo los objetivos, es muy importante seleccionar los KPI apropiados que ofrezcan la información necesaria para esa evaluación. Una mala elección de los indicadores de desempeño a monitorizar, puede hacer que se tomen medidas incorrectas dentro de las estrategias marcadas.
Actualmente existen en el mercado, multitud de soluciones digitales para facilitar la obtención de métricas y KPI dentro de una empresa. El uso de cuadros de mando, tableros y otras herramientas de monitorización, facilitan la visualización y el análisis de KPI, reduciendo el tiempo en la toma de decisiones.
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