Para trabajar de forma rápida y eficiente en cualquier negocio es necesario utilizar las mejores herramientas que permitan automatizar aquellas tareas que se repitan con asiduidad y que consuman tiempo que puede ser empleado en otras actividades que generen valor.
Este es el caso de Microsoft 365, la solución ofimática completa de Microsoft en la nube, con la cual una organización podrá ahorrar tiempo, reducir costes y proporcionar a sus empleados una solución colaborativa y eficiente a la hora de tratar con documentos de texto, hojas de cálculo, notas de texto, presentaciones y trabajar con bases de datos.
En este artículo veremos qué es Microsoft 365 y sus ventajas y veremos cómo automatizar tareas con esta herramienta.
Microsoft 365 es la suite ofimática de Microsoft que permite crear y compartir documentos en tiempo real, desde cualquier dispositivo que tenga acceso a internet. Microsoft 365 guarda sus archivos en OneDrive, facilitando el acceso remoto y el trabajo colaborativo.
Las herramientas que se incluyen en Microsoft 365 dependen del plan de subscripción que se contrate e incluyen Outlook, Word, Excel, Power Point, Publisher y Access, además de los servicios de Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, Intune y Azure information protection.
Microsoft 365 usa Azure Active Directory para almacenar y administrar identidades de autenticación y permisos que permiten el acceso a los recursos basados en la nube. Este servicio permite sincronizar un dominio de Active Directory local con cuentas de usuario, grupos y contactos.
Los principales beneficios que se obtienen de utilizar Microsoft 365 son:
Con las herramientas de Microsoft 365 se pueden automatizar un gran número de tareas habituales que se realizan en las empresas consiguiendo disminuir costes, ahorrar tiempo y reducir esfuerzos en tareas repetitivas y tediosas.
Algunas de los principales procesos que se pueden automatizar con Microsoft 365 son:
Con Microsoft 365 se puede acceder a una lista de correo electrónico de clientes o usuarios y con un solo clic realizar el envío de un correo personalizados. Creando listas y grupos personalizados de correos se reduce el tiempo necesario en seleccionar destinatarios a la hora de enviar correos masivos, como en campaña de e-mail marketing o en comunicaciones oficiales de la empresa (para clientes, empleados o clientes potenciales, por ejemplo).
Desde las distintas aplicaciones de Microsoft 365 se puede generar un documento y compartirlo con distintos usuarios, otorgándoles distintos privilegios de acceso (como edición o solo lectura).
El correo electrónico es una herramienta muy útil de comunicación para una empresa, pero muchas veces su uso consume demasiado tiempo y esfuerzo. Con Microsoft 365 y Outlook es posible realizar una automatización de muchas de esas tareas tediosas relacionadas con los e-mails como:
Con Microsoft 365 se puede formatear cualquier documento generado con sus herramientas a otros formatos generando informes listos para ser consultados. Por ejemplo, desde un documento Excel con gráficas y tablas se puede generar automáticamente un informe en PDF y enviarlo a un grupo concreto de empleados.
Los usuarios de Microsoft 365 de una organización pueden solicitar cambios de contraseña por motivos de seguridad o por haberla olvidado. Este proceso puede ser totalmente automatizado ahorrando tiempo y esfuerzo.
Los documentos generados con las herramientas de Microsoft 365 se pueden sincronizar de forma automática con SharePoint y OneDrive consiguiendo facilitar el acceso a otros miembros de la organización, lo cual fomenta el trabajo colaborativo.
Con Power Automate de Microsoft se pueden conectar dos o más aplicaciones de Microsoft 365 (incluso de aplicaciones de terceros) para transferir información de una a otra, pudiendo automatizar procesos de migración de datos entre las mismas sin necesidad de la intervención manual.
Por ejemplo, con Power Automate se puede conectar Outlook con SharePoint, y cada vez que se reciba un correo electrónico que contenga un archivo adjunto, este archivo se puede almacenar de forma automática en SharePoint.
Recibir un automático sobre un asunto o tarea importante se puede conseguir con Microsoft 365. Por ejemplo, se puede recibir una alerta por correo electrónico de forma automática cuando alguien hable sobre un proyecto concreto en Microsoft Teams. De esta forma se podrá monitorizar lo que ocurre en un entorno de trabajo de forma automatizada.
También es posible incluir mensajes automáticos de bienvenida, instrucciones o políticas y protocolos a las personas que se unan por primera vez a un grupo o equipo de trabajo.
Microsoft 365 es una potente solución ofimática en la nube que permite automatizar tareas y realizar un trabajo colaborativo más eficiente. Poder realizar procesos rutinarios que consumen mucho tiempo y esfuerzo de forma automática, permite que los trabajadores que utilizan las distintas herramientas de Microsoft 365 se centren en tareas que aporten valor.
Son muchas las tareas y procesos que se pueden realizar de forma automática al utilizar Microsoft 365, y con el uso de Power Automate (Microsoft Flow) se pueden también automatizar flujos de trabajo para conseguir una mejora en la agilidad y productividad empresarial.
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