Licencias Microsoft ¿qué es una licencia de software por volumen?

Es habitual que en las empresas se de la necesidad de adquirir varias licencias de un mismo programa o sistema operativo de Microsoft, por ejemplo Windows 10 y Microsoft Office.

Si se adquieren de forma individual, los costos en software se disparan, por eso es mejor optimizar la compra y acudir por ejemplo a las licencias de software por volumen que ofrece Microsoft, para adquisiciones de 5 o más licencias.

Qué es una licencia de software por volumen

La licencia Microsoft de software por volumen permite ejecutar el software en múltiples ordenadores dentro de una misma empresa, de forma sencilla y accesible por múltiples usuarios.

Al adquirir licencias por volumen de Microsoft sólo se paga por el software, y no por el embalaje ni los discos que incluye, lo que ayuda a reducir la inversión, eliminando el coste físico del producto. Es posible adquirir medios complementarios de soporte y documentación sobre el software de forma separada, según las necesidades de la empresa (Software Assurance).

Se trata de licencias que se contratan para un mínimo de cinco ordenadores, por un periodo de tiempo determinado, y que permiten a la empresa disponer de forma más sencilla y económica, de los programas que necesite dentro de la gama de software de Microsoft.

Cuándo adquirir licencias por volumen

Para poder adquirir licencias de la manera más rentable para la empresa, hay que tener en cuenta las principales características y políticas de licencia por volumen, teniendo en cuenta tres factores:

Tipo de empresa y su tamaño

Dependiendo del sector en el que se mueva la empresa y del número de usuarios o empleados de la misma que accedan al software, las necesidades de licencia varían.

En esos casos el servicio de licencia por volumen de Microsoft se adapta a cada una de ellas, ofreciéndoles servicios de licenciamiento personalizados que ofrecerán un servicio óptimo en cuanto a prestaciones y costo.

Productos que se quieren licenciar

Para poder contratar un servicio de licencia por volumen, primero hay que conocer cuáles son los productos Microsoft que la empresa necesita. Ya que este servicio ofrece opciones de contratación que permite elegir qué software se contrata, tener una idea clara de qué programas va a utilizar la empresa, permitirá contratar, sólo aquellos que sean necesarios.

Cómo se van a utilizar los productos

Además de conocer qué software se va a utilizar en la empresa, es necesario conocer cuál va ser el uso del mismo. Por ejemplo, sería necesario conocer si un programa va a ser utilizado por todos los miembros de la empresa, sólo por algunos grupos (directivos, área de contabilidad, etc.) o sólo por algunos empleados concretos.

Este conocimiento permitirá afinar más a la hora de realizar la contratación de la licencia por volumen de software de Microsoft, optimizando los recurso disponibles.

Ventajas de adquirir licencia de software por volumen

Las principales ventajas de adquirir software por volumen son:

Reducción de costos

Cuando una empresa tiene muchos ordenadores o puestos de trabajo que necesitan acceder a software de Microsoft, la compra de licencias individuales no sería una solución óptima. Para estos caso Microsoft crea el licenciamiento por volumen que permite pagar sólo por el software contratado y que puede ser utilizado por los empleados de la empresa sin necesidad de licencias individuales.

Adquisición de software con opciones personalizadas

Microsoft ofrece un sistema personalizado para adquirir licencia de software de aquellos productos que necesite la empresa, pudiendo descartar aquellos que no vaya a utilizar y que con una licencia individual irían juntos en el paquete del software.

Administración mejorada del software

El proceso de configuración y administración de software que se proporciona con la licencia de software por volumen, ofrece mejoras respecto a licencias individuales, permitiendo por ejemplo configuraciones para múltiples usuarios.

Tipos de licencia por volumen

Dentro de la variedad que ofrece la contratación de licencia de software por volumen de Microsoft, se pueden destacar tres modelos distintos:

• MOLP (Microsoft Open License): este tipo de licencia sólo requiere de un único pago para su adquisición y es la forma más simple comprar licencia de software por volumen de Microsoft. El número mínimo de licencias necesario es de 5, para cualquiera de los programas que se contrate. Y es utilizado frecuentemente por empresas comerciales, entidades oficiales (Open Government), colegios y universidades (Open Academic).
• OV (Microsoft Open Value): se trata de una licencia ideal para que pequeñas y medianas empresas que tengan 5 o más equipos de escritorio. Permiten simplificar la administración de las licencias y reducir los costos de adquisición de las mismas. Este modelo incluye Software Assurance para soporte y actualización de software. Se trata de un modelo abierto donde se puede ir ampliando las licencias o adquirir nuevos productos a medida que la empresa lo necesite y es utilizado por empresas que quieren estandarizar su estructura de software durante un periodo de tiempo.
• OVS (Microsoft Open Value Subscription): este modelo de licencia es por un periodo de tres años, teniendo que realizar los pagos de forma anual, y con un mínimo de contratación de 5 escritorios. Este modelo es una licencia de software por volumen que ofrece una suscripción para empresas que quieren utilizar software de Microsoft sin tener que adquirirlo en propiedad. La contratación de una le da acceso a software funcional y actualizado en tiempo real durante el periodo de vigencia del contrato,

Qué es Software Assurance

Se trata de un servicio que ofrece Microsoft para sus licencias por volumen, que aparte de ofrecer opciones de actualización automática de software, proporcionan soporte técnico y otros servicios dirigidos a resolver los retos habituales de TI en las empresas, mejorando la productividad y reduciendo los costes.

La contratación de Software Assurance da derecho a la empresa, al uso de todas las actualizaciones que ofrecen los programas que tiene contratados, incluyendo las últimas versiones de Windows y Office.

Licencias de volumen adaptables para industrias específicas

Microsoft adapta algunas de sus licencias por volumen para ciertos tipos de industrias con características, que manejan gran cantidad de ordenadores y que por lo tanto, sus requisitos en cuanto a número de licencias es tan elevado, que el sistema de licencias individuales no es una opción viable.

Además este tipo de organizaciones tienen unas características propias a las que Microsoft adapta su sistema de licencia por volumen de forma personalizada. Este tipo de empresas son:

Administración pública: Microsoft ofrece contratación de licencias específicas, adaptándose a las necesidades tanto de pequeñas y medianas organizaciones de Administración pública como a las Grandes organizaciones públicas.

• Educación: las entidades del sector de educación, como son colegios, institutos, universidades, etc, también disponen de contratos de licencia específicas, que tienen en cuenta sus características especiales.
• Sanidad: los hospitales, centros de salud, etc, necesitan una gran cantidad de licencias dado el gran volumen de ordenadores que utilizan, por lo que Microsoft ofrece licencias personalizadas para estas entidades.
• ONG: las organizaciones benéficas y sin ánimo de lucro reciben por parte de Microsoft, unas condiciones especiales a la hora de adquirir licencias por volumen, dadas sus especiales características.

Si una empresa utiliza productos de Microsoft y dispone de 5 más ordenadores, la mejor opción para ahorrar costes y disponer de un mejor servicio, es adquirir licencia de software por volumen. Podrá contratar servicio personalizado de software que se adapte a sus necesidades, descartando aquellos programas que no vaya a utilizar.

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