La gestión de los recursos empresariales y de los accesos a los mismos por parte de los usuarios son asuntos de gran relevancia para la mayoría de las empresas.
Microsoft proporciona un entorno donde gestionar todos estos recursos conocidos como Active Directory. Para adaptarse a las nuevas necesidades del mercado, los avances tecnológicos y a la migración a la nube, Microsoft ofrece Azure AD, una evolución de Active Directory que se integra con muchas herramientas SaaS, entre las que se incluyen las principales de la propia Microsoft, como es el caso de Office 365.
A continuación, hablaremos de todas estas herramientas, Azure y O365 / Active directory, en qué se parecen y cuáles son sus principales diferencias. Finalmente, hablaremos de los beneficios que proporciona para las empresas la integración de Office 365 y todas sus herramientas con Azure AD.
Active Directory (AD) es una base de datos que tiene como objetivo ayudar a una organización a gestionar sus recursos TI como usuarios, servicios y equipos informáticos. Cuenta con una política de grupos avanzada que facilita la configuración de usuarios y ordenadores a través de la red. También utiliza protocolos de seguridad para autenticación, consulta y modificaciones de la base de datos.
Con Active Directory, las empresas podían estar tranquilas de que sus recursos se encontraban en un entorno seguro y confiable. Sin embargo, con la aparición del trabajo en la nube, el uso masivo de correos electrónicos en el ámbito empresarial y el uso masivo de internet en los procesos de la empresa, las empresas necesitan un nuevo nivel para controlar todos los recursos, por lo que Microsoft proporciona Azure AD o Azure Active Directory.
Esta nueva herramienta de Microsoft utiliza protocolos diferentes para aceptar servicios basados en la web y se basa en protocolos como SAML, 2.0, 0Auth 2.0, OpenID Connect y WS-Federation para accesos seguros.
Azure AD se integra de forma nativa con distintas herramientas de Microsoft como pueden ser Office 365, SharePoint o Exchange online. Con un único inicio de sesión en Azure AD, los usuarios podrán acceder de forma automática a todas estas herramientas y a muchas otras aplicaciones de software como servicio que se pueden implementar con Azure AD (como por ejemplo, Dropbox o Salesforce).
Azure Active Directory puede sincronizarse con Active Directory para permitir un trabajo híbrido, con recursos en la nube pública, nube privada y en los servidores locales de la empresa. Por ejemplo, al sincronizar las cuentas de usuario de active directory local y Azure AD, los usuarios pueden acceder tanto a las herramientas de Office 365 como a los recursos de la red local.
Office 365 es el paquete ofimático más popular y utilizado en todo el mundo. En esta nueva versión, Microsoft da un paso más y se lanza al trabajo en la nube con estas herramientas. Al registrar una cuenta de O365 se tendrá acceso a las aplicaciones de Office contratadas desde cualquier navegador web, obteniendo múltiples beneficios (trabajar en cualquier lugar, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo).
Conectar AzureAD con Microsoft Office 365 no tiene coste, ya que el conector de Azure Active Directory incluye una suscripción gratuita con las capacidades básicas de esta aplicación. En caso de necesitar un control más avanzado, por ejemplo, si se maneja una gran cantidad de usuarios de distintos tipos (trabajadores con distinto nivel de permisos, clientes, directivos, colaboradores, etc.), se puede contratar una versión de pago con características más avanzadas.
Al integrar Office 365 y Azure AD, Microsoft ofrece soluciones para la autenticación de administradores, gestores y usuarios; así como un proveedor de identidades para dar acceso seguro a usuarios externos en caso de necesidad, como pueden ser clientes o asociados. Las principales ventajas de la integración de ambas herramientas para las empresas son:
Con Azure AD se dispone de un mayor control sobre las identidades de Office 365, permitiendo una mayor flexibilidad y seguridad a la hora de otorgar permisos y accesos a los distintos usuarios que accedan a las herramientas de Office 365. Tiene la gran ventaja de poder gestionar también identidades híbridas para unificar los accesos a recursos en la nube y recursos locales.
La integración entre Azure AD y Office 365 es la mejor forma de garantizar y propiciar el trabajo colaborativo entre los miembros de los equipos de trabajo de las empresas. Los usuarios tienen la posibilidad bajo este sistema de compartir sus aplicaciones y datos de Office 365 con otros usuarios para poder trabajar sobre los mismos en tiempo real y consiguiendo una mejor integración del trabajo colaborativo.
Con Azure AD integrado con Office 365 se dispone de una plataforma de identidades que facilita la interacción con agentes externos a la empresa como proveedores, clientes o colaboradores (bancos, asesorías y expertos, entre otros). Se puede controlar el acceso de los clientes a las aplicaciones web y de escritorio de forma segura, mejorando la comunicación y permitiendo ahorrar tiempo y recursos.
Con Azure AD los usuarios pueden acceder a Office 365, otras aplicaciones de Microsoft, datos empresariales u otro software como servicio contratado por la empresa, realizando un único inicio de sesión, ya que Azure AD se encargará de la gestión de esas credenciales de acceso para poder iniciar de forma segura y automatizada el acceso en las restantes. De esta forma el usuario solo tendrá que invertir muy poco tiempo en iniciar la sesión y así podrá trabajar en todas las herramientas que estén a su disposición sin necesidad de volver a introducir sus datos de acceso.
Office 365 lo forman un conjunto de aplicaciones que son muy populares en la mayoría de empresas actuales, como Word para la edición de textos, Excel para realizar cálculos numéricos u Outlook para gestionar correos electrónicos. Con la integración con Azure AD de O365 se consigue mejorar el trabajo colaborativo entre los distintos miembros de la empresa, así como con otros agentes externos. Además, la seguridad al trabajar en la nube se ve incrementada al gestionar Azure AD las credenciales de acceso de los usuarios utilizando para ello protocolos de seguridad de acceso especiales.
La integración de ambas plataformas beneficia a los usuarios a la hora de acceder a las herramientas necesarias para su trabajo en el día a día. Con una única sesión los usuarios podrán acceder a todos los recursos a los que estén autorizados, sin necesidad de pérdidas de tiempo y concentración al tener que afrontar distintos procesos de autenticación.
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