Cómo automatizar tareas en Microsoft 365

Para trabajar de forma rápida y eficiente en cualquier negocio es necesario utilizar las mejores herramientas que permitan automatizar aquellas tareas que se repitan con asiduidad y que consuman tiempo que puede ser empleado en otras actividades que generen valor.

Este es el caso de Microsoft 365, la solución ofimática completa de Microsoft en la nube, con la cual una organización podrá ahorrar tiempo, reducir costes y proporcionar a sus empleados una solución colaborativa y eficiente a la hora de tratar con documentos de texto, hojas de cálculo, notas de texto, presentaciones y trabajar con bases de datos. 

En este artículo veremos qué es Microsoft 365 y sus ventajas y veremos cómo automatizar tareas con esta herramienta.  

Qué es Microsoft 365 

Microsoft 365 es la suite ofimática de Microsoft que permite crear y compartir documentos en tiempo real, desde cualquier dispositivo que tenga acceso a internet. Microsoft 365 guarda sus archivos en OneDrive, facilitando el acceso remoto y el trabajo colaborativo. 

Las herramientas que se incluyen en Microsoft 365 dependen del plan de subscripción que se contrate e incluyen Outlook, Word, Excel, Power Point, Publisher y Access, además de los servicios de Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, Intune y Azure information protection. 

Microsoft 365 usa Azure Active Directory para almacenar y administrar identidades de autenticación y permisos que permiten el acceso a los recursos basados en la nube. Este servicio permite sincronizar un dominio de Active Directory local con cuentas de usuario, grupos y contactos. 

Cuáles son las ventajas de Microsoft 365 

Los principales beneficios que se obtienen de utilizar Microsoft 365 son: 

• Trabajo en la nube. Los usuarios se benefician del trabajo en la nube, pudiendo acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo (independientemente del sistema operativo que utilicen), en cualquier horario y desde cualquier ubicación. Con Microsoft 365 varios usuarios pueden trabajar en un documento de forma simultánea. 
• Servicios Integrados. Con Microsoft 365 se dispone en un mismo paquete de todos los servicios necesarios además de las herramientas para la creación de documentos, como programas de comunicaciones (Teams), gestión de correo electrónico (Outlook) o creación de presentaciones (Power Point), por ejemplo. 
• Servicio personalizado. Microsoft 365 dispone de distintos planes de subscripción para adaptar los servicios contratados a las necesidades de cada empresa. Además, dichos planes pueden ser contratados con suscripción anual o mensual. 

Cómo automatizar tareas en Microsoft 365 

Con las herramientas de Microsoft 365 se pueden automatizar un gran número de tareas habituales que se realizan en las empresas consiguiendo disminuir costes, ahorrar tiempo y reducir esfuerzos en tareas repetitivas y tediosas. 

Algunas de los principales procesos que se pueden automatizar con Microsoft 365 son: 

Generar y distribuir documentos 

Con Microsoft 365 se puede acceder a una lista de correo electrónico de clientes o usuarios y con un solo clic realizar el envío de un correo personalizados. Creando listas y grupos personalizados de correos se reduce el tiempo necesario en seleccionar destinatarios a la hora de enviar correos masivos, como en campaña de e-mail marketing o en comunicaciones oficiales de la empresa (para clientes, empleados o clientes potenciales, por ejemplo).  

Desde las distintas aplicaciones de Microsoft 365 se puede generar un documento y compartirlo con distintos usuarios, otorgándoles distintos privilegios de acceso (como edición o solo lectura). 

Automatizar procesos de gestión de correos electrónicos 

El correo electrónico es una herramienta muy útil de comunicación para una empresa, pero muchas veces su uso consume demasiado tiempo y esfuerzo. Con Microsoft 365 y Outlook es posible realizar una automatización de muchas de esas tareas tediosas relacionadas con los e-mails como: 

• Respuestas automáticas. Con la configuración de respuestas automáticas se pueden contestar muchos correos electrónicos sin necesidad de emplear tiempo en revisarlos o redactar respuestas. Este tipo de tarea automatizada, además de reducir esfuerzo y liberar tiempo, consigue que el remitente reciba una atención inmediata. 
• Reenvío de documentos. Con el reenvío automático de documentos es posible automatizar la gestión de muchos correos. Es el caso de reenviar de forma automática las facturas recibidas al departamento de contabilidad o remitir al servicio de atención al cliente cualquier consulta o pregunta recibida por correo. 
• Clasificar mensajes. La bandeja de entrada puede convertirse en un auténtico caos si no se revisa y ordena frecuentemente, produciendo errores como el borrado de correos importantes u olvidar responder un determinado e-mail. Con la clasificación automática de mensajes (por asunto, remitente, palabra clave y otros criterios) es posible tener la bandeja de entrada ordenada y clasificada en carpetas que facilitan su gestión y reducen los errores. 

Formatear los datos 

Con Microsoft 365 se puede formatear cualquier documento generado con sus herramientas a otros formatos generando informes listos para ser consultados. Por ejemplo, desde un documento Excel con gráficas y tablas se puede generar automáticamente un informe en PDF y enviarlo a un grupo concreto de empleados. 

Gestión de contraseñas 

Los usuarios de Microsoft 365 de una organización pueden solicitar cambios de contraseña por motivos de seguridad o por haberla olvidado. Este proceso puede ser totalmente automatizado ahorrando tiempo y esfuerzo. 

Sincronizar documentos con OneDrive y SharePoint 

Los documentos generados con las herramientas de Microsoft 365 se pueden sincronizar de forma automática con SharePoint y OneDrive consiguiendo facilitar el acceso a otros miembros de la organización, lo cual fomenta el trabajo colaborativo. 

Microsoft Power Automate 

Con Power Automate de Microsoft se pueden conectar dos o más aplicaciones de Microsoft 365 (incluso de aplicaciones de terceros) para transferir información de una a otra, pudiendo automatizar procesos de migración de datos entre las mismas sin necesidad de la intervención manual. 

Por ejemplo, con Power Automate se puede conectar Outlook con SharePoint, y cada vez que se reciba un correo electrónico que contenga un archivo adjunto, este archivo se puede almacenar de forma automática en SharePoint. 

Alertas automáticas 

Recibir un automático sobre un asunto o tarea importante se puede conseguir con Microsoft 365. Por ejemplo, se puede recibir una alerta por correo electrónico de forma automática cuando alguien hable sobre un proyecto concreto en Microsoft Teams. De esta forma se podrá monitorizar lo que ocurre en un entorno de trabajo de forma automatizada. 

También es posible incluir mensajes automáticos de bienvenida, instrucciones o políticas y protocolos a las personas que se unan por primera vez a un grupo o equipo de trabajo. 

Microsoft 365 es una potente solución ofimática en la nube que permite automatizar tareas y realizar un trabajo colaborativo más eficiente. Poder realizar procesos rutinarios que consumen mucho tiempo y esfuerzo de forma automática, permite que los trabajadores que utilizan las distintas herramientas de Microsoft 365 se centren en tareas que aporten valor. 

Son muchas las tareas y procesos que se pueden realizar de forma automática al utilizar Microsoft 365, y con el uso de Power Automate (Microsoft Flow) se pueden también automatizar flujos de trabajo para conseguir una mejora en la agilidad y productividad empresarial. 

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