Muchas veces las empresas externalizan ciertos aspectos de su negocio contratando los servicios de entidades especializadas en busca de un ahorro de costes, una mejora de sus procesos, o simplemente para poder centrarse en sus estrategias empresariales.
El Outsourcing en TI se está convirtiendo en una opción elegida por muchas empresas para dejar la parte operativa tecnológica en manos de especialistas y profesionales subcontratados.
Una buena estrategia para el Outsourcing de TI puede ser un movimiento inteligente que eleve a la empresa a una situación ideal de mayor productividad y competitividad. Sin embargo, también existen algunos riesgos asociados que puedan hacer que la subcontratación de los servicios TI no sea beneficiosa para la empresa.
En este artículo abordaremos la externalización de servicios TI, comentando cuáles son los principales beneficios que se obtienen y cuáles son los inconvenientes que puede ocasionar.
Cuando se contrata una empresa externa que cuenta con sus propios recursos e infraestructura para la ejecución de los procesos y tareas relacionadas con las tecnologías de la información, se está hablando de Outsourcing de TI.
El Outsourcing de TI puede abarcar desde la subcontratación externa para la gestión de toda el área TI de una empresa hasta la subcontratación de procesos concretos relacionados con TI, como pueden ser administración de sistemas, la atención al cliente, backups, infraestructura de hardware, etc.
La externalización de servicios TI implica dejar en manos de una empresa especializada en servicios gestionados TI, todos los aspectos y necesidades TI de la organización.
Las empresas acuden al Outsourcing debido a los beneficios que les otorga este sistema de negocio. La externalización de TI aporta unas ventajas relacionadas con:
Quizás el principal motivo por lo que la mayoría de las empresas que acuden a la subcontratación de servicios TI se encuentra en la reducción costes económicos. Al encargarse una empresa externa del departamento o servicios TI se reducen costes principalmente en dos áreas:
Enfoque en el negocio
El Outsourcing de TI permite a la empresa centrarse en el negocio y sus estrategias para generar valor y mantenerse en un nivel de alta competitividad. El Outsourcing permite que la empresa sea más dinámica y flexible y pueda fijarse nuevas metas y objetivos.
Con una gestión competente de los servicios TI de una empresa se conseguirá una mayor eficacia en los procesos del negocio. Los recursos tecnológicos afectan a todas las áreas de la empresa por lo que una gestión eficiente de los mismos tendrá un impacto positivo en toda la organización.
El proveedor de servicios TI tendrá acceso a lo último en tecnología (En la actualidad por ejemplo, inteligencia artificial o IoT) por lo que la empresa se beneficiará de esta circunstancia, que gestionando TI de forma interna difícilmente podría hacerlo.
Con el Outsourcing de TI se produce una reducción de riesgos relacionados con la gestión de TI, ya que estos son asumidos por el proveedor de servicios, que los asume y administra.
La gestión de TI se ha convertido en una parte fundamental de las empresas en la actualidad, generando una gran dependencia de las tecnologías para poder desarrollar su modelo de negocio. Un proveedor de servicios TI garantiza que el servicio disponga de alta disponibilidad y sea un servicio continuado, aportando soluciones ante incidencias y problemas que puedan interrumpirlo (protección ante desastres, alta disponibilidad, backup en la nube y otros servicios).
Decidir que la gestión de TI se lleve a cabo de forma externa a la empresa podría acarrear una serie de inconvenientes que deben tenerse en cuenta antes de tomar la decisión del Outsourcing de TI.
El proveedor de servicios TI dispondrá del personal con la formación y experiencia en las distintas áreas de TI para poder realizar una gestión eficaz de la misma. Esta situación hace que la empresa que decide contratar los servicios no cuente con personal cualificado en nuevas tecnologías, lo que puede suponer un problema a largo plazo (fuga de talentos o dificultad si se quiere internalizar la gestión de TI, por ejemplo).
La subcontratación de TI puede hacer que el personal se plantee si la empresa puede subcontratar otros servicios y si su puesto puede estar en riesgo.
El Outsourcing de TI podría provocar la pérdida del control de la gestión de la empresa, dejando en manos de terceros una de las áreas más importantes del negocio, como lo es el área de TI. A pesar de que se fijen unas condiciones sobre la administración de TI, siempre existe el riesgo de que el proveedor de servicios no logre administrar correctamente o con la eficiencia deseada, el área de TI
La información es uno de los activos más importantes para una empresa, por lo que es imprescindible seleccionar de forma adecuada el proveedor de servicios y añadir acuerdos de confidencialidad a los contratos de servicios para poder garantizar la seguridad de los datos (evitando robos, exposición de información y otras situaciones de riesgo con la información de la empresa).
En el contrato de servicios con el proveedor de TI se recogen aquellos servicios subcontratados y sus costes. Sin embargo, muchas veces se generan otros gastos asociados no recogidos en el servicio que suponen un coste extra y que pueden terminar con una desviación y por ende un impacto negativo en los beneficios del Outsourcing de TI, como es la reducción de costes. Por ejemplo, si el proveedor de TI se encuentra en otro país se puede generar un coste extra en llamadas telefónicas de soporte.
En el mercado actual, por el constante avance e innovación en tecnologías de la comunicación, el departamento TI se ha convertido en el núcleo de cualquier empresa. Disponer de un servicio de TI eficiente puede ser una gran ventaja competitiva, por lo que la externalización del servicio acudiendo a una empresa especializada puede ser un gran movimiento que aporte grandes beneficios.
A pesar de que son muchos los beneficios que se obtienen con el Outsourcing en TI (reducción de costes, disminución de riesgos e incremento de la eficiencia), la pérdida de control de un área vital y la amenaza sobre la seguridad de los datos, puede hacer que la externalización de TI no sea todo lo efectiva que se desearía. Por estos motivos es imprescindible que, en el momento de contratación de servicios externalizados, se asegure de seleccionar de forma adecuada el proveedor.
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