5 cosas que debes saber antes de comprar un software eQMS

¿Estás pensando en comprar un software eQMS para tu empresa? Entonces, debes saber que se trata de una decisión que compromete la satisfacción de tus clientes. No elijas tu solución informática sin leer antes este post.

El software eQMS (electronic Quality Management System) es aquel que nos permite gestionar todos los aspectos relacionados con la calidad de nuestros productos o servicios (desde su diseño hasta su distribución). Se trata, por tanto, de una herramienta muy valiosa a la hora de reducir errores, automatizar procesos y sobretodo, garantizar el éxito en auditorías externas de certificación o evaluaciones por Organismos Notificados.

Al estar directamente relacionado con mejorar la calidad y el cumplimiento normativo, el software eQMS juega un papel muy importante para cualquier empresa. No en vano, resulta vital para transformar la gestión de la calidad de reactiva a proactiva. Por eso no podemos tomarnos su elección a la ligera.

5 claves para elegir tu software eQMS

El notable incremento de clientes y procesos comerciales ha llevado a que la gestión digital de la calidad desplace a la clásica documentación manual. Es por ello que las soluciones tecnológicas eQMS se han vuelto imprescindibles. Sin embargo, es justo reconocer que no todas son iguales. Quédate con nosotros para conocer cuáles son los aspectos que definen a estos sistemas informáticos.

Prestaciones del software eQMS

Desde luego, ni todos los eQMS cuentan con las mismas funciones ni cubren las mismas áreas de gestión. 

• Unos se centran en aspectos concretos (control de documentos, auditorías, no conformidades, guía de fabricación, etc.). Otros, en cambio, brindan soluciones integrales que cubren todo el ciclo de vida de los productos de tu empresa.
• Existen soluciones de gestión de calidad diseñadas para sectores específicos (como el farmacéutico y/o el médico). Asimismo, también es posible encontrar softwares más genéricos y adaptables a distintas industrias.
• Unos cumplen con las normativas de algunos mercados, y otros, son soluciones globales que acelerarán el acceso a múltiples mercados.

En cualquier caso, antes de decidirte por una solución eQMS, debes analizar con detenimiento cuáles son las necesidades y requisitos de tu empresa en materia de calidad y los requisitos regulatorios de los mercados donde comercializas. Solo entonces sabrás qué tipo de software eQMS es la solución que mejor se adapta a tu empresa.

Precio

No cabe duda de que, después de analizar las características del software, el coste es el segundo factor más relevante que debes tener en cuenta. Por eso, antes de decidirte por uno de ellos para tu negocio, debes comparar las distintas alternativas disponibles y evaluar cuál de ellas te ofrece la mejor relación calidad-precio. 

Es evidente que la amplia oferta de sistemas eQMS arroja numerosos precios y estos, a su vez, están condicionados por diversos factores:

• Número de usuarios.
• Tipos de licencias.
• Nivel de personalización.
• Soporte técnico.
• Actualizaciones del sistema. 
• Compatibilidad con otros softwares.
• Prestaciones y usabilidad.

Es importante señalar que, cuando hablamos de los precios de este tipo de software, no solo nos referimos al pago inicial sino también a los gastos asociados (mantenimiento, capacitación, integraciones, etc.). Es por ello por lo que necesitas tener en cuenta cuáles son los conceptos incluidos o excluidos del precio (soporte técnico, actualizaciones, migración, validación…).

Por lo demás, deberás elegir el programa en función del presupuesto con el que cuente tu empresa. En todo caso, es conveniente calcular cuál es el ROI que esperas lograr con él, a fin de seleccionar el sistema que sea capaz de proporcionar mayores beneficios a largo plazo.

Soporte técnico

El soporte técnico es otro de esos aspectos cruciales que no puedes pasar por alto cuando decides adquirir un software eQMS. Estamos hablando de un detalle que determinará el éxito o fracaso de su implementación y uso.

Al igual que sucedía con las características del software, no todos los soportes técnicos son iguales. Ahora bien, ¿cuándo estamos ante una buena asistencia técnica? Presta atención a los siguientes aspectos:

• Ofrece asistencia profesional, no ya solo al momento de instalar el software, sino también durante su funcionamiento.
• Proporciona actualizaciones periódicas al sistema, con el fin de garantizar su óptimo rendimiento y su adaptación a los cambios normativos o tecnológicos.
• Ofrece múltiples canales de contacto y un amplio horario de atención para que puedas resolver dudas e incidencias con la mayor agilidad y comodidad.

En realidad, la calidad del servicio técnico está íntimamente ligada con la fiabilidad de tu proveedor tecnológico. De hecho, solo cuando este cuenta con suficiente experiencia será capaz de garantizar que la implementación y el mantenimiento del programa resulten realmente satisfactorias.

Compatibilidad

No podemos olvidar que el software eQMS está llamado a integrarse con otras soluciones tecnológicas. Por eso mismo, conviene que te detengas a considerar cuán importante es para tu empresa la integración con otros programas: ERP (Enterprise Resource Planning). 

• CRM (Customer Relationship Management). 
• LIMS (Laboratory Information Management System). 
• Gestor de proyectos (Jira u otros)
• Paquete Microsoft Office

Una compatibilidad armoniosa mejora sensiblemente los flujos de información y datos entre los distintos departamentos.

Seguridad

La seguridad es otro de los aspectos fundamentales que debes considerar cuando eliges un software eQMS. Al fin y al cabo, este sistema debe cumplir los implacables estándares impuestos por la normativa en materia de protección de datos (en tanto en cuanto los almacena y gestiona). 

Un programa eQMS inseguro es una auténtica fuente de problemas para cualquier empresa. Algunos de los riesgos que implica son el robo de información sensible, el hackeo (por ejemplo, por parte de un competidor) o la imposición de multas por incumplir las normas.

Entre las funcionalidades que determinan la seguridad de un programa para la gestión de la calidad, podemos destacar los siguientes: 

• Encriptación de los datos y documentos (ya estén o no en tránsito): evita que sean interceptados o descifrados por terceros.
• Autenticación y autorización de los usuarios y de sus roles: controla no solo quién puede acceder, sino también a qué información y con qué permisos.
• Auditoría y registro de todas las actividades realizadas con el programa: permite rastrear quién hizo qué, cuándo y por qué.
• Copias de seguridad y recuperación: te será de gran ayuda a la hora de restaurar datos y documentos perdidos o dañados accidental o intencionadamente.
• Certificación y cumplimiento de los estándares y normativas de seguridad más exigentes (como ISO 27001, GDPR o HIPAA).

Desde Ambit BST te ayudamos a escoger tu software eQMS 

En Ambit llevamos más de 15 años desarrollando estrategias y soluciones IT para empresas como la tuya. Somos socios con los principales desarrolladores de eQMS para los sectores farmacéuticos y de productos sanitarios.

Nos encargamos de evaluar vuestras necesidades y ofrecer la mejor solución para vuestra empresa considerando las prestaciones requeridas, precio, tiempo de implementación, soporte técnico y compatibilidad.

Complementando la elección del eQMS, proporcionamos servicio de formación, asesoría regulatoria, validación de sistemas informáticos y outsourcing para que puedas implementar el software eQMS con la mayor eficiencia y seguridad. Resuelve todas tus dudas poniéndote en contacto con nosotros.

 AMBIT BST

En AMBIT somos expertos desde hace más de 15 años en el desarrollo de estrategias y soluciones IT para tu compañía. Somos consultores e integradores en múltiples ámbitos, y si quieres conocer más de las soluciones que te podemos ofrecer, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.