Cómo realizar un inventario completo de sistemas informatizados

Una de las tareas más importantes para poder realizar una buena gestión de los recursos TI de una empresa es la realización de un inventario o auditoría de sus sistemas informatizados.

Este proceso permite identificar todos los recursos tecnológicos con los que cuenta la empresa para poder optimizar su uso, realizar futuras inversiones de manera más eficiente e incrementar el nivel de seguridad.  

Las empresas dependen de la tecnología para prácticamente todos sus procesos de negocio, por lo que realizar un inventario de sus recursos TI es la mejor manera de cumplir con las normativas vigentes que requieren de una validación de sus sistemas informatizados. 

Cómo realizar un inventario de sistemas informatizados 

Para poder llevar a cabo un inventario de sistemas informatizados que sea eficiente y que abarque todas las áreas y recursos de la empresa deben tenerse en cuenta una serie de factores clave.

Planificación y objetivos 

Antes de comenzar con la auditoría o inventario es importante fijar los objetivos que se persiguen con la misma y realizar una planificación de todo el proceso. En este punto es importante establecer un calendario que recoja los tiempos de actuación para mejorar la organización y realización de todas las tareas relacionadas. 

Los principales objetivos de un inventario de sistema informatizados son conocer los recursos TI con los que cuenta el negocio, poder actuar de forma rápida ante cualquier incidencia de TI al tener un mayor conocimiento, ahorrar costes en licencias y adquisición de hardware y proporcionar una visión real de la capacidad informática de la organización. 

Seleccionar las herramientas 

Para poder realizar un inventario de forma completa y eficaz es necesario contar con herramientas que faciliten el proceso y aporten un mayor grado de fiabilidad de los datos obtenidos. Por ejemplo, ServiceDesk Plus, EasyVista y Matrix42 son herramientas que permiten tener una buena gestión del inventario. 

El software para realizar el inventario es una elección importante para poder introducir, almacenar y organizar la información de forma rápida y precisa. También hay que apoyarse en periféricos y dispositivos para acelerar el proceso y aportar valor a los datos obtenidos (escáneres para códigos de barra, ordenadores portátiles, teléfonos móviles para capturar fotos de dispositivos, tablets, etc.). 

Seleccionar el sistema de documentación 

Todo el proceso de inventariado de un sistema informatizado debe ser registrado de forma digital para crear una base de conocimiento amplia y de fácil acceso. La elección de la aplicación para realizar el inventario es clave en este aspecto para poder realizar los registros de forma rápida y certera. 

Si este software se puede integrar con otras herramientas cloud que utilice la empresa se podrá aportar valor al poder acceder a la información del inventario en cualquier momento y desde cualquier lugar. 

Las viejas prácticas utilizando apuntes manuales o con simples tablas en hojas de cálculo, deben dar paso a herramientas modernas y sofisticadas para realizar un inventario completo y eficaz. 

Auditoría de endpoints 

Uno de los puntos más importantes de cualquier empresa en relación con sus sistemas informáticos son los dispositivos que utilizan los usuarios para realizar sus tareas. Los endpoints son fundamentales para que los trabajadores puedan realizar sus funciones de forma eficiente y productiva. Tener un control sobre todos estos dispositivos es primordial para conocer las herramientas que disponen los usuarios, comprobar el nivel de seguridad de estos dispositivos y tener un control de todos los accesos que se realizan a la red empresarial. 

En un inventario IT debería recogerse todos los datos relacionados con los dispositivos que utilizan los usuarios para acceder a las plataformas de trabajo, datos y red informática de la empresa (datos del hardware, modelo y número de serie, software instalado, antimalware, VPN, etc.). 

Servidores y centro de datos 

Si la empresa cuenta con su servidor y dispositivos de almacenamiento en red (NAS, por ejemplo) debe incluirse en el inventario tanto la parte de hardware, software como otros elementos relacionados (armario rack, aire acondicionado y UPS, entre otros). 

Redes y comunicaciones 

La instalación de red y el sistema de comunicaciones permiten la comunicación interna y externa de la empresa. En el inventario se debe recoger toda la información sobre los dispositivos y elementos de red como router, switches, POE, patch panels, puntos de acceso, tipos de cable ethernet, terminales de teléfono, servidores de firewall y cualquier otro componente relacionado con la red. 

En el inventario se debe también asociar la toma de red que cada uno de los equipos que accede por ethernet, para disponer de información que facilite el acceso o actualizaciones remotas, por ejemplo. 

Software y gestión de licencias 

Las aplicaciones, herramientas y portales que se utilicen para el funcionamiento del negocio deben ser inventariados. Hay que incluir el nombre del programa, su número de versión, estado y número de licencia, etc. Lo mismo ocurre con los sistemas operativos que se utilizan en los distintos dispositivos como los endpoints, servidores o dispositivos móviles.

Con toda esta información la empresa puede disponer de una visión real y global del estado del software en su negocio, y les permitirá evitar el gasto en licencias innecesarias o hacer inversiones en programas que realmente mejoren y aporten valor. 

Capacitación y habilidades del personal 

En un sistema informatizado se incluyen y relacionan los componentes de software, hardware, redes y personal informático. Se debe clasificar a los trabajadores de la empresa en distintas categorías añadiendo información adicional importante como las herramientas que utilizan o sus habilidades informáticas. 

Entre las clasificaciones sobre los trabajadores, algunas de las habituales son usuarios del sistema (personal que utiliza herramientas informáticas en su trabajo), personal de TI (responsables del área informática), asesores y colaboradores (trabajadores que acceden por una contratación de servicios externos) y personal externo (proveedores, distribuidores e incluso clientes, que tienen acceso de alguna forma a algún recurso TI de la empresa). 

Con el inventario del personal informático se puede realizar una evaluación del sistema de recopilación de información, la gestión administrativa de los sistemas, el cumplimiento de políticas y protocolos establecidos, las actividades operativas, así como el tránsito de información y el uso de los recursos TI de la empresa. 

El inventario de sistemas informatizados es una tarea que muchas veces no recibe la importancia que realmente se merece. Se trata de un trabajo de recopilación de los datos referentes a los recursos TI de la empresa que sirve para evaluar su estado global, conseguir una mejor gestión y optimización de los mismos. 

Mientras más compleja es la infraestructura de una empresa, más necesario es la realización de inventarios periódicos y completos para disponer de una visión en tiempo real de todos sus recursos TI y garantizar que se cumplen las mejores prácticas establecidas. 

La documentación y registros asociados a un inventario informático es fundamental para poder obtener informes valiosos que permitan mejorar los procesos y tareas del negocio, validar el sistema informatizado y cumplir con la legislación.