Definición y diferencias de KPI y métricas

La mejor forma de controlar un negocio y conocer su situación real en cada momento es monitorizando los distintos procesos que se llevan a cabo en todas las áreas de la empresa. Con este fin, se utilizan los KPI y las métricas, ambos valores numéricos que muestran información sobre algún aspecto de la empresa, ayudando a la toma de decisiones. 

Es normal confundir ambos términos, pues se trata de conceptos que miden valores cuantificables dentro de la empresa y, además, están relacionados entre sí. Sin embargo, no son lo mismo y es importante conocer las diferencias de ambos, pues su correcta utilización influye en las decisiones empresariales.  

En este texto veremos qué es un KPI, qué es una métrica, cuáles son las diferencias entre ambos, y finalmente, mostraremos algunos ejemplos para clarificar los conceptos y apreciar mejor las diferencias. 

Qué es un KPI

Un Key Performance Indicator o KPI (Indicador Clave de Desempeño o Rendimiento) es un valor medible que representa la efectividad de un proceso o acción de una empresa, para alcanzar un objetivo concreto. Los KPI se utilizan para monitorear y averiguar si se están cumpliendo los objetivos marcados, y poder tomar decisiones correctoras rápidamente en caso de que se produzcan desviaciones sobre los objetivos marcados. 

Los indicadores clave de desempeño no solo representan valores financieros, sino que son aplicables a todos los ámbitos de la empresa. Por ejemplo, un tablero de mando empresarial debe recoger aquellos KPI de las distintas secciones de la empresa que muestren los valores que miden la eficacia de las estrategias que se están llevando a cabo. Con esta información en tiempo real facilitada por los KPI, los gerentes o responsables de la empresa pueden tomar decisiones correctoras para reconducir desviaciones en los objetivos y planificar nuevas estrategias competitivas. 

Ventajas del uso de KPI

Es innegable las grandes ventajas que supone para un empresario o gerente trabajar con KPI que den una visión global de la empresa y muestren, lo cerca o lejos que se encuentra de alcanzar los objetivos fijados. 

Con el uso de los KPI adecuados se puede obtener información valiosa y útil, midiendo determinadas variables y resultados a partir de esa información. El análisis de esta información permite valorar el grado de éxito de las estrategias aplicadas para conseguir los objetivos. 

Otra de las principales ventajas que ofrece el uso de KPI es la velocidad en la toma de decisiones. Al mostrar el estado actual de la empresa se pueden tomar acciones rápidas para corregir errores, ajustar estrategias y aprovechar oportunidades y tendencias. En un mercado tan competitivo como el actual, tener una mayor velocidad de reacción y adelantarse en la toma de decisiones, es un elemento diferenciador. 

En cuanto a la toma de decisiones, no solo es la mayor velocidad lo que permite el uso de indicadores de desempeño. La precisión a la hora de tomar una determinada decisión basándose en los KPI es mucho mayor, reduciendo los riesgos que toda decisión estratégica conlleva. 

Qué es una Métrica 

Las métricas de negocio son aquellos valores expresados numéricamente que sirven para analizar el rendimiento de una determinada acción o proceso dentro de una empresa. Cualquier cosa que se realice dentro del ámbito empresarial y sea medible, es una métrica. 

Las métricas se suelen expresar utilizando unidades o porcentajes y se obtienen a partir de una herramienta de medición ya establecida que muestra un valor que puede considerarse como global. Su interpretación requiere conocer el proceso o el uso de la herramienta de medición. 

Una métrica muestra un valor sencillo que mide una actividad o proceso, pero no permite evaluar las acciones de la empresa sobre ella. 

Ventajas del uso de métricas 

Las métricas aportan información numérica o porcentual de las distintas actividades que realiza una empresa. Con la tecnología actual, se puede disponer de métricas en todas las áreas de la empresa con valores en tiempo real, lo que permite tener una visión global y certera de la misma. En tiempos pasados, estas métricas se obtenían cada cierto tiempo, a través de balances y cuentas de resultados y mostraban valores que solo reflejaban lo sucedido en el pasado. 

El uso de las métricas facilita el trabajo de los empleados de una empresa, pues disponen de información en tiempo real de las distintas facetas o procesos que realizan. Por ejemplo, la medición en tiempo real de productos enviados permite al personal de almacén conocer el total de productos que ya se han enviado en el instante de la consulta.   

Diferencias entre KPI y métricas 

Los KPI difieren de las métricas en la forma en la que se utilizan. Mientras que una métrica mide un valor crudo sobre un proceso, un KPI está asociado directamente a un objetivo marcado por la empresa y permite evaluar si las estrategias seguidas para conseguirlo están funcionando. 

Las métricas suelen ser utilizadas por los responsables directos de una operación pues es necesario conocer todo el proceso para interpretar el valor que ofrecen (por ejemplo, el responsable de almacén trabaja con métricas como la cantidad de productos). Sin embargo, los KPI están más relacionados con la gerencia o dirección, mostrando un valor que puede ser interpretado sin conocer todo el proceso de la operación o ejecución.

Por ejemplo, se puede evaluar si una estrategia para conseguir nuevos clientes online está dando sus frutos, atendiendo al KPI Objetivos Cumplidos, que muestra el número de conversiones para un anuncio concreto. 

Es habitual utilizar en tableros de mando o en dashboards, códigos de colores para definir el estado de los KPI, mostrando el KPI en color verde si está dentro de un rango óptimo, naranja si tiene una pequeña desviación de los objetivos fijados, y rojo si se encuentra totalmente fuera de los objetivos. 

Todos los KPI son métricas 

Los KPI están basados en métricas, asociados al desempeño de la empresa para conseguir unos objetivos concretos. Por lo tanto, todos los KPI son métricas que permiten identificar si las estrategias realizadas están dando resultados satisfactorios o, si por el contrario, no están surgiendo efecto. 

No todas las métricas son KPI 

Las métricas son valores medibles de alguno de los distintos procesos que se realizan en la empresa, pero su análisis no ofrecerá información sobre la eficiencia de las estrategias empresariales. Por lo tanto, aunque todos los KPI son métricas de negocio, no todas las métricas son KPI. 

KPI y métricas son conceptos relacionados entre sí, pero que son distintos a la hora de ser utilizados e interpretados. Para poder realizar una buena estrategia empresarial y controlar el grado de eficacia de la misma, es necesario seleccionar los KPI adecuados, que permitan analizar la situación en tiempo real y tomar las medidas oportunas de forma ágil y eficiente. 

Con el uso de KPI se ha cambiado el viejo concepto de analizar un negocio solo por sus números (métricas). A pesar de que muchas métricas marcan valores importantes, los KPI se alinean con los distintos objetivos de la empresa midiendo el éxito a la hora de lograrlos. 

Ejemplos de KPI y métricas 

La mejor manera de comprender la diferencia entre estos dos conceptos es ver algunos ejemplos dentro de distintas áreas de una empresa.  

Ejemplos en el marketing digital 

El marketing digital utiliza mucho las métricas y KPI para medir los distintos parámetros y controlar el cumplimiento de los objetivos de sus campañas. 

Podemos ver algunas métricas típicas del marketing digital: 

• Tasa de rechazo (Bounce). En e-mail marketing es el número de correos enviados que son rechazados. 
• Visitas del sitio web. Indica el número de visitantes totales que tiene una página web. Es un dato crudo que no se asocia a ninguna medida de conversión. Esta métrica por sí sola no ofrece información sobre ningún objetivo de la empresa, pero asociada al número de conversiones totales, ofrece el KPI Tasa de Conversión de Ventas. 

Dos de los KPI que más se utilizan en marketing digital son: 

• Tasa de Conversión de ventas. Es la división del número de conversiones totales entre el número de visitas totales. Muchas campañas de marketing digital tienen como objetivo aumentar la tasa de conversión de ventas o mantenerla dentro de un rango determinado, ya que influye directamente en los ingresos y por lo tanto en el beneficio. 
• Tiempo de permanencia medio en el sitio. Es el tiempo que permanecen de media los usuarios, navegando en una página web. El marketing digital tiene entre sus principales estrategias, la mejora de la experiencia de usuario (la usabilidad de sus sitios web con carga más rápida, uso de migas de pan, y otras acciones) con el objetivo de aumentar este KPI. 

Ejemplos en las finanzas 

En la parte financiera de la empresa es donde más métricas se generan. Casi todo es medible ofreciendo un valor numérico o porcentual. Sin embargo, los KPI financieros deben ir alineados con objetivos concretos recogidos en la estrategia global de la empresa. Veamos algunos ejemplos de KPI financieros: 

• Rentabilidad de la inversión (ROI). Son los ingresos que obtiene una empresa, procedentes de una acción concreta, en lo que se refiere a coste de dicha acción. Este KPI es muy utilizado por empresas que ofrecen software como servicio (SaaS), y les permite ver si su estrategia para aumentar los ingresos de una determinada campaña o acción, tiene éxito. 
• Crecimiento sostenible. Otro KPI muy utilizado por las empresas y relacionado con las finanzas es el crecimiento sostenible, que permite controlar el incremento en ventas y activos en relación con la demanda (para autofinanciarse y no recurrir a préstamos de terceros). 

Son muchas las métricas que se utilizan en finanzas, pues cada operación o acción financiera es medible numéricamente. Podemos nombrar: 

• Ventas totales. Es el valor total de las ventas de una empresa y muestran el flujo de entrada de capital proveniente de servicios o productos. 
• Margen bruto. Es un porcentaje que mide la rentabilidad del inventario.  

Ejemplos en la logística 

La logística de la empresa puede medir muchas de sus acciones y procesos por lo que el uso de métricas y KPI es muy útil a la hora de controlar, planificar y tomar decisiones. 

Alguno de los KPI que se utilizan en logística son: 

• Rotura de Stock de materias primas no planificadas. Indica el tiempo de las paradas de la cadena de producción por motivo de ruptura de stock (falta alguna materia prima necesaria). En la estrategia de la empresa se puede incluir un objetivo sobre rotación de inventario y entradas de materias primas, que puede ser medido con este KPI. 
• Plazo de aprovisionamiento. El Lead Time es el tiempo que transcurre desde que se realiza un pedido hasta que se emite. Dentro de una estrategia empresarial se pueden definir un objetivo de entrega de pedidos al cliente inferior a un número de días. Con este KPI se puede controlar si se está cumpliendo con este plazo. 

Algunas métricas que miden procesos realizados en logística son: 

• Cantidad de un producto. Mide la cantidad de un determinado producto que se encuentra en el almacén o inventario. Es una medida útil para conocer el stock específico de un producto, pero no está alineada con ningún objetivo concreto de la empresa. 
• Entregas a tiempo. Muestra el número de entregas que se han realizado dentro del plazo de tiempo marcado. Es un simple valor que nos da información sobre ese proceso. Sin embargo, utilizando esta métrica podemos obtener un KPI relacionado como es el de % de entregas a tiempo (que si puede estar alineado a un objetivo de la empresa). Las entregas a tiempo divididas por las entregas totales, nos darán el valor de este KPI de logística. 

Como hemos visto, métricas y KPI son conceptos relacionados que se utilizan en la empresa para medir distintos procesos o acciones. Mientras que las métricas se limitan a dar un valor objetivo sobre un proceso concreto, los KPI tienen una relación directa con los objetivos de la empresa, permitiendo evaluar las acciones estratégicas para conseguirlos. 

Para poder evaluar de forma correcta la evolución de una estrategia empresarial y ver si se están cumpliendo los objetivos, es muy importante seleccionar los KPI apropiados que ofrezcan la información necesaria para esa evaluación. Una mala elección de los indicadores de desempeño a monitorizar, puede hacer que se tomen medidas incorrectas dentro de las estrategias marcadas. 

Actualmente existen en el mercado, multitud de soluciones digitales para facilitar la obtención de métricas y KPI dentro de una empresa. El uso de cuadros de mando, tableros y otras herramientas de monitorización, facilitan la visualización y el análisis de KPI, reduciendo el tiempo en la toma de decisiones. 

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