¿Qué  es un sistema de gestión de información de laboratorio (LIMS)?

Los laboratorios generan una gran cantidad de información y su gestión mediante métodos tradicionales y manuales requiere una gran dedicación y esfuerzo.

Un sistema de gestión de información de laboratorio permite realizar una gestión digital de datos en un laboratorio, así como la automatización de tareas y la integración con instrumentos y sistemas externos, lo que facilita la optimización y redefinición de los procesos realizados para aumentar su eficacia.

Qué es un sistema de información de laboratorio 

Un sistema de gestión de información de laboratorio o LIMS (Laboratory Information Management System) es un configurable utilizado para gestionar los datos generados en un laboratorio, así como gestionar los diferentes flujos de trabajo asociados a las operaciones realizadas. 

Los sistemas LIMS se originaron como repositorio de datos y con el tiempo han ido evolucionado incluyendo funcionalidades como la evaluación de los datos gestionados, la extracción de datos, la integración de interfases con los equipos o instrumentos de laboratorio, o la gestión de las libretas electrónicas.  

Cuál es el objetivo de utilizar un sistema LIMS 

El principal objetivo de utilizar un sistema LIMS es simplificar las operaciones realizadas en un laboratorio, reduciendo esfuerzos manuales y maximizando la automatización de procesos, así como reducir los riesgos regulatorios y evitar inconsistencia de datos. 

Las principales ventajas que aporta un sistema LIMS a un laboratorio son: 

• La trazabilidad de las muestras a lo largo de todo el ciclo de vida. 
• Acceso y visibilidad a todos los datos y documentos relevantes a todas las partes interesadas. 
• Seguimientos de las calibraciones de equipos de un laboratorio. 
• Disponibilidad de avisos y alertas para los usuarios para la detección, por ejemplo, de muestras fuera de especificación. 
• Gran capacidad de procesado de datos para la definición de KPIs, seguimiento y evaluación de rendimientos, etc
• Minimización del riesgo de pérdida de información (extravío de documentos y similares). 
• Reducción o eliminación del papel y consumibles. 
• Reducción de costes operativos. 
• Capacidad ilimitada de almacenamiento de datos (escalable y externa a la empresa o en la nube). 
• Análisis de tendencias de productos. 

Cómo funciona un sistema LIMS 

Dentro de un laboratorio se realizan una gran cantidad de funciones que generan información y que requieren su propio sistema para la gestión de la misma.

Como regla general, un sistema LIMS para la gestión de muestras, empieza cuando un operario ingresa los datos de una muestra añadiendo información, como el tipo de muestra, producto y lotes asociados, y fecha de la toma, la persona que la realizó y otros datos adicionales.

Las muestras siguen su flujo habitual dentro del laboratorio, pasando por diferentes etapas y generando nueva información que se va almacenando de forma segura, y que es accesible en cualquier momento, garantizando así su trazabilidad a lo largo del ciclo de vida . 

El sistema de control que utilizan la mayoría de LIMS es a través de la generación de código de barras y un número de identificación único asociado a cada muestra, permitiendo así que cualquier persona pueda acceder a la información a través de la lectura del código de barras o bien mediante la introducción del identificador único de la muestra.

Otra de las funciones más importantes que puede realizar un LIMS es la de asegurar la validez de los resultados obtenidos en las distintas pruebas que se llevan a cabo en un laboratorio. El sistema se encarga de rechazar resultados que no cumplen con las especificaciones preestablecidas, detecta datos duplicados, identifica tendencias y muchas otras funciones relacionadas. 

Cuáles son las principales funcionalidades de un LIMS 

Entre las funciones más comunes de este tipo de plataformas de gestión de información de laboratorios nos encontramos: 

Gestión de la planificación

Un laboratorio requiere planificar y asignar los diferentes recursos disponibles para realizar los análisis requeridos. Un sistema LIMS permite planificar los análisis pendientes en función por ejemplo de las órdenes de compra previstas o órdenes de fabricación pendientes de notificar, así como planificar tareas de calibración de los equipos e instrumentos. Asimismo, permite asignar los recursos disponibles (analistas, supervisores, equipos o instrumentos, caducidades). 

Gestión de muestras 

Para poder trazar e identificar todos los análisis realizados en un laboratorio se requiere una correcta gestión de todas las muestras generadas. Para ello, un LIMS incorpora algoritmos para determinar el número de muestras a generar, crea y codifica de forma unívoca las muestras y registra la toma de la muestra. Asimismo, también permite generar e imprimir las etiquetas de las muestras. 

Gestión de análisis

Las muestras se deben analizar sobre unas especificaciones y métodos de análisis determinados. Un sistema LIMS incluye la definición de especificaciones, métodos de análisis y planes de muestra para cada producto. 

También incluye la gestión de la entrada de resultados (manual o a través de interfases con equipos o instrumentos), la revisión y la aprobación de los resultados obtenidos.  Los resultados fuera de especificación generan desviaciones o avisos. 

Gestión de inventario 

En un laboratorio se utilizan muchos recursos como reactivos, componentes químicos, material de laboratorio, etc. Un sistema LIMS permite llevar un control preciso y automatizado de todo el inventario del laboratorio así como gestionar las fechas de caducidad.

Generación de informes 

Un LIMS proporciona los informes GxP necesarios para la gestión de los procesos realizados en un laboratorio. Uno de los informes más relevantes es el CoA (Certificate of Analysis) que incluye los resultados de los análisis realizados a una muestra, sobre el que se tomará la decisión de aprobación o rechazo de la muestra. 

Existen en el mercado soluciones comerciales profesionales, modernas y avanzadas de gestión de información de laboratorio, donde encontrar la adecuada para cada necesidad. También hay disponibles algunas soluciones LIMS de código abierto que permiten implementar un sistema de gestión de la información de laboratorio de forma gratuita. 

La mejor forma de optimizar los procesos, y registros de un laboratorio y  los riesgos derivados de procesos manuales, es recurrir a una solución informática como los sistemas LIMS.

Optimizar el tiempo y aumentar la precisión son valores muy importantes dentro de un laboratorio, por lo que disponer de un sistema automatizado que permita una gestión de la información eficiente, que evita errores y acelere procesos, es la solución ideal para lograrlo. 

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