RPA ¿Qué es Robotic Process Automation?

Las empresas utilizan cada vez más los avances tecnológicos para mejorar y acelerar sus procesos, reducir sus costes y, en definitiva, ser más competitivas y productivas.

Uno de los avances tecnológicos que se están empezando a implementar en muchas empresas son los relacionados con Robotic Process Automation, una tecnología ideal para aliviar las cargas de trabajo de las personas en procesos repetitivos o en los entornos TI de una empresa. 

En este artículo veremos qué es y para qué se utiliza Robotic Process Automation en la empresa, comentando sus beneficios e inconvenientes. También haremos una comparativa de dos de las plataformas más utilizadas de RPA como son UIPath y Automation Anywhere, Por último, daremos una explicación de cómo dos plataformas ITSM como son EasyVista y Matrix42 han conseguido ser más eficientes incorporando tecnología RPA. Y la alternativa líder de mercado para el sector salud. 

Qué es Robotic Process Automation 

RPA o Robotic Process Automation es una tecnología que permite realizar tareas transaccionales en cualquier aplicación de TI como si de un usuario se tratase. La tecnología RPA se encarga de automatizar ciertos procesos, simulando la acción de los humanos, disminuyendo el tiempo necesario y aumentando la eficiencia para reducirlos. 

Cómo funciona el software RPA 

Las aplicaciones RPA tienen una estructura formada por una entrada digital de datos estructurados y una lógica de procesos (que contienen reglas, condiciones y bucles) que actúa según los datos recibidos. 

La tecnología RPA es capaz de realizar una gran cantidad de funciones como realizar cálculos, abrir correos electrónicos, iniciarse sesión utilizando usuario y contraseña, leer y escribir en bases de datos, acceder a directorios y ficheros, rellenar formularios y muchas otras acciones. Por lo tanto, el uso de esta tecnología es ideal para aquellos departamentos que trabajen con aplicaciones ofimáticas y de tecnologías de la información. 

Cuáles son las ventajas de RPA 

• Eliminar o reducir el error humano. Uno de los factores más determinantes del uso de RPA es la reducción de los errores humanos en los procesos (casi llevándolo al 0 %). Este tipo de errores son muy habituales y suelen ser causa de numerosos problemas para la empresa. 
• Identificación y control de problemas. Con RPA todo se encuentra automatizado por lo que es más sencillo tener un control de los problemas, así como identificar en qué tarea se producen. 
• Trabajo multitarea. El software RPA puede realizar múltiples tareas siendo capaz de sustituir el trabajo de varias personas con el consiguiente ahorro de costes en personal. Además, un robot siempre está funcionando (24 horas los 7 días de la semana) al mismo rendimiento y no se toma vacaciones, coge bajas laborales, etc. 
• Reducción del tiempo invertido. Un robot software es mucho más rápido que un ser humano a la hora de realizar cálculos y realizar múltiples tareas. El uso de RPA permite que los trabajadores ahorren tiempo en tareas rutinarias y puedan dedicarlo a realizar actividades que generen valor añadido. 
• Integración con otras tecnologías. Los robots pueden integrarse con tecnologías como Big Data e Inteligencia artificial para sacar mayor rendimiento de sus acciones (por ejemplo, un chat inteligente para el servicio de atención al cliente, que recopila información sobre el cliente para ofrecer respuestas personalizadas). 

Cuáles son los inconvenientes de RPA 

A pesar de que las ventajas de RPA para la empresa son amplias y muy beneficiosas, existen una serie de inconvenientes asociados al uso de esta tecnología. Entre las principales desventajas para la empresa el uso de soluciones RPA tenemos: 

• Sustituir personas por robots.El trabajo que realizan las aplicaciones RPA sustituyen el que realizaban personas con el consiguiente desplazamiento de la fuerza laboral o incluso la destrucción de empleo. Los robots realizan trabajos pesados y repetitivos por lo que las personas con más baja capacitación, encargadas de este tipo de trabajos, son las que pueden verse desplazadas por la implementación de esta tecnología. 
• Alta inversión. Implementar un sistema RPA no es un proceso rápido y barato. Se necesita invertir esfuerzo, tiempo y recursos económicos para poder implementar un sistema eficiente de RPA. Por eso, muchas empresas no pueden acceder a este tipo de software, ya que escapa de su capacidad. 
• Procesos simples y repetitivos. A pesar del gran avance en tecnología, RPA aún no puede automatizar procesos muy complejos, por lo que su ámbito de acción se limita a procesos más simples y repetitivos, donde son altamente eficaces. 

Plataformas 

Pasando a las diferentes opciones que se ofrecen actualmente en el mercado, entre las más eficiente incorporando esta tecnología, destacamos las plataformas de ITSM de Easy Vista y Matrix42.  Y por supuesto, como la opción para el sector salud que comercializa la estadounidense Valgenesis.

Estas soluciones actualmente están ayudando a la automatización de procesos. Destacamos las soluciones más populares y utilizadas en la actualidad dentro del área de ITSM y también en el sector salud UiPath y Automation Anywhere (AA). 

Por último, daremos una explicación de cómo dos plataformas ITSM como son EasyVista y Matrix42 han conseguido ser más eficientes incorporando tecnología RPA.  

Plataformas ITSM EasyVista y Matrix42 

En el mercado actual nos encontramos con un abanico de plataformas ITSM que pretenden ayudar a las empresas en el día a día de sus negocios. Con el paso de los años estas plataformas han ido incorporando nuevas funcionalidades enfocándose en abarcar desde IT la entrega de Servicios a toda la empresa, dos de las plataformas más conocidas en Gartner y Forrester son EasyVista y Matrix42. 

EasyVista 

EasyVista nos otorga un potente workflow que permite realizar funciones RPA, el workflow obtiene una entrada de datos, estos se analizar en base a unas condiciones y generan una o múltiples salidas que pueden realizarse dentro de la misma plataforma o plataformas de terceros. Esto permite que EasyVista pueda hablarse con otras plataformas para la captura o escritura de información durante un proceso de Gestión de Peticiones de Servicio corporativo.

Además, EasyVista dispone de unas reglas de negocio automatizadas que se pueden programar para que periódicamente realice una acción de integración, también posee unos disparadores que se activan al cumplirse las condiciones establecidas.  

Lo que hace más atractivo el uso de esta plataforma ITSM es que toda esta configuración es codeless. 

Matrix42 

Si una cosa hace distinto a Matrix42 es que integra una suite de herramientas que la convierten en una plataforma ITSM completa, llegando al Workplace del usuario final. 

La tecnología RPA integrada en Matrix42 permite entregar al usuario final aquello que ha solicitado con la única intervención de una aprobación por parte de un responsable, por ejemplo, un usuario puede solicitar la instalación de un software a través del portal del empleado y esta petición seguirá el Workflow asignado con el que pedirá una aprobación de su responsable directo, si este aprueba y el software es gratuito, automáticamente la herramienta UEM instalará el software en el equipo del usuario solicitante de forma completamente autónoma.   

Matrix42 pone a disposición de los consultores una forma ágil y sencilla de diseñar y crear estos workflowscon tecnología RPA, reflejar en ellos los procesos de negocio de la empresa, que quiten a los empleados tareas repetitivas y minimizar los errores. 

Plataforma para el sector salud 

ValGenesis es una innovadora plataforma de software que digitaliza las tradicionales validaciones de las empresas relacionadas con el sector salud. Así pues, la solución brinda a las industrias del sector la posibilidad de poder gestionar todos sus procesos de validación de forma totalmente paperless y con la posibilidad de automatizar un sinfín de procesos manuales: 

• Validación de Sistemas Informatizados. 
• Validación de Métodos Analíticos. 
• Validación Cold Chain. 
• Validación de Limpieza. 
• Cualifiación de salas. 
• Validación de Equipos e Instrumentos. 
• Validación de Procesos. 
• Gestión de logbooks de equipos. 

Con ValGenesis, se automatizan los flujos de trabajo, los requisitos regulatorios se instancian en procesos automatizados, y las firmas electrónicas se realizan mediante enrutamiento instantáneo junto con notificaciones automáticas. El sistema ofrece métricas, paneles de control, y la posibilidad de emitir informes de estado de proyecto, lo que permite dar respuesta inmediata a posibles solicitudes durante auditorías e inspecciones.

Además, pueden implementarse estándares en los procesos de validación, por lo que se puede asegurar una total coherencia en lo que respecta a la gestión de requisitos, la metodología de testeo, y la gestión de riesgos.

AMBIT BST 

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