Claves y características de la reingeniería de procesos o BPR

Las empresas siempre buscan la manera de optimizar sus procesos y tareas con el objetivo de minimizar los costes, mejorar su eficiencia y aumentar su productividad.

Los sistemas tradicionales heredados y la idea de una cultura empresarial inamovible son algunas de las principales barreras que limitan la implementación de mejoras en los procesos. 

La reingeniería de procesos es la solución a la que recurren muchas organizaciones realizando cambios para adecuar sus procesos a las exigencias del mercado actual y poder así transformar sus empresas, aprovechando la tecnología y optimizando sus procesos. Estos cambios permitirán que las empresas consigan una mejora continua de sus procesos internos que les hagan ser más rápidas, efectivas, y en definitiva, más competitivas y rentables. 

Qué es la reingeniería de procesos 

Con la BPR (Business Process Reengineering) o reingeniería de procesos las empresas buscan mejorar de forma eficaz sus procesos para alcanzar los objetivos fijados. El fin de la BPR es la mejora radical del rendimiento empresarial con el rediseño total de sus principales procesos y dinámicas de trabajo, buscando siempre la mejora continua. 

La reingeniería de procesos implica un análisis de todos y cada uno de los procesos y tareas que se llevan a cabo en la empresa, redefiniéndolos y mejorándolos, buscando la simplificación y la eficacia. Para realizar esta redefinición o mejora hay que realizar los siguientes pasos. 

• Tener claro el camino a seguir. Hay que hallar los puntos fuertes de la empresa para fomentarlos y las debilidades para fortalecerlas. Para ello es necesario realizar un análisis profundo de la empresa, siendo fundamental conocer el funcionamiento de todas las áreas de la empresa. La organización debe definir los objetivos que se quieren alcanzar con la modificación de los procesos (calidad, costes, competitividad, entre otros). 
• Definir los distintos procesos o tareas haciendo uso de las mejores prácticas con el objetivo de simplificar y eliminar todo aquello que no aporte valor. La reingeniería supone encontrar opciones distintas de operar que ofrezcan unos resultados óptimos. 
• Implementación de los cambios para la mejora de procesos. En esta fase se pondrá en práctica los distintos cambios y mejoras en los procesos. Se requerirá de inversión en nuevas tecnologías, formación del personal y la implicación de todas las personas que intervienen en la empresa. 
• Monitorización para la mejora continua. Finalmente, debe implementarse un sistema de monitorización y control que cuente con los indicadores adecuados (métricas y KPI) que permitan analizar los procesos, detectar desviaciones (para aplicar las medidas correctoras correspondientes) y conocer si se están alcanzando los objetivos fijados. 

Cuáles son los beneficios de la BPR 

Aplicar BPR en una empresa supone un cambio radical en la forma de trabajar, abandonando procesos ineficaces y obsoletos, dando paso a nuevas formas de proceder, más eficaces y alineadas con la tecnología. Los principales beneficios que obtiene una organización que aplica este tipo de cambios son: 

Aumento de la productividad 

La BPR consigue la alineación de la tecnología y de los procesos con la estrategia empresarial, consiguiendo que la empresa sea más rápida, eficaz y aumente su productividad, lo que lleva un incremento de los beneficios.  

El uso de las tecnologías de la información (TI) facilita la implementación de mejoras en los procesos productivos, administrativos y de comunicación de las empresas. Por eso, en la actualidad la reingeniería de procesos va estrechamente ligada con las TI. 

A pesar de que implementar TI en los procesos lleva asociado un coste, son imprescindibles hoy en día para poder optimizar los procesos y conseguir automatizarlos y simplificarlos, aumentando su agilidad y eficacia. 

Mejora continua de procesos internos 

La reingeniería de procesos es un sistema holístico (global) de mejora continua y enfoque en los procesos. BPR define los procesos desde cero buscando su optimización con el uso de buenas prácticas y nuevas tecnologías. Una vez definido e implementado el cambio en un proceso, este es monitorizado para evaluar su rendimiento y para comprobar si cumple con los objetivos fijados. Esta monitorización permite un análisis de los procesos en busca de una mejora continua, que convierte a la empresa en una entidad dinámica, abierta al cambio y que pueda adaptarse a las nuevas necesidades de los clientes y a la incorporación de innovaciones tecnológicas que mejoren los procesos. 

Aumento de la calidad 

La redefinición de los procesos aumenta la calidad de extremo a extremo de los procesos y consigue entregar un producto y servicio de mayor valor para los clientes. Con esta optimización de los distintos procesos se conseguirá mejorar el valor de los productos, disminuyendo errores y aplicando los procedimientos más adecuados. 

Disminución de costes 

El rediseño de los procesos mediante la simplicidad y la eficacia consigue una reducción de costes porque elimina todas aquellas tareas que no aportan valor y que no agilizan los procesos. Como resultado, se obtendrá una reducción de los costes necesarios para realizar los procesos (por ejemplo, el uso óptimo de materias primas o el ahorro tiempo de operarios). 

La reingeniería de procesos conlleva la automatización de muchos procesos, por lo que disminuye el número de empleados necesarios para realizarlos, generando una disminución de costes laborales. 

Otros beneficios 

La reingeniería de procesos también aportará los siguientes beneficios a la empresa: 

• Aumenta la satisfacción del cliente. La reingeniería de procesos se centra en la mejora continua con el objetivo de ofrecer al cliente un mejor producto y servicio, según sus necesidades. 
• Incrementa la motivación de los trabajadores. Con una mejor definición de procesos y tareas, y con la simplicidad y el uso de nuevas tecnologías, los trabajadores de la empresa pueden realizar su trabajo de forma más eficiente y con un menor esfuerzo. El incremento de la motivación y el clima de trabajo es otra de las consecuencias positivas de aplicar BPR en una empresa. 
• Resultados a corto plazo. Los cambios radicales en los procesos producen unos resultados visibles a corto plazo. La reingeniería de procesos permite a las empresas obtener resultados palpables en periodos de tiempo cortos. 
• Aumenta la rentabilidad. La mejora continua, la eficacia, la rapidez y la reducción de costes consigue un aumento de la rentabilidad del negocio. 

Cuando una empresa quiere realizar un cambio radical en su organización en busca de una mayor eficiencia, rapidez y mejora continua, recurre a la reingeniería de procesos. BPR producirá cambios profundos, tanto en los procesos habituales de la empresa como en su cultura empresarial, ofreciendo un aumento significativo del nivel de producción y de la calidad de sus productos y servicios. 

La reingeniería de procesos se centra más en la redefinición completa de los procesos y no tanto en la mejora de los mismos, por lo tanto, no está libre de riesgos y, por ende, antes de finalizar no estaría de más considerar algunos puntos, como la inversión económica necesaria para aplicar los cambios (por ejemplo, en tecnología) y la posible inadaptación de los empleados que pueden ser reticentes a los cambios radicales y no disponer de capacidad suficiente para afrontarlos. 

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