Protocolos de cualificación para cumplir con la normativa farmacéutica

Los laboratorios o centros logísticos deben de tener un control elevado de todos y cada uno de los elementos que puedan tener un impacto sobre el producto que estamos fabricando, almacenando, transportando… Este proceso se aplica a toda la cadena de fases de vida del medicamento de uso humano o veterinario, incluso para producto sanitario. Por lo que la cualificación y validación de estos equipos y procesos de un laboratorio farmacéutico es fundamental para cumplir con los protocolos de la normativa farmacéutica.

Qué es una cualificación

Se trata de la verificación y comprobación documental y funcional del cumplimiento con las normativas aplicables y necesidades del usuario, y que comprende las siguientes etapas:

Etapas de la cualificación

• URS (especificación de los requisitos de usuario): es la definición de las necesidades o requerimientos que tiene el usuario para poder llevar a cabo su actividad. En esta etapa se deben definir claramente los elementos principales de calidad requeridos para cubrir las necesidades existentes y minimizar los posibles riesgos.
• DQ (cualificación del diseño): esta etapa consiste en verificar que el proyecto planteado, sea un equipo, sistema, servicio… Debe ir alineado con las exigencias y requerimientos normativos. Adicionalmente, y no menos importante, se verifica que se cumple con las especificaciones y necesidades que el usuario ha planteado (URS).
• FAT / SAT (Pruebas de aceptación en fábrica o en planta, respectivamente): en la etapa FAT, se pretende comprobar que el equipo objeto del proyecto, previo a su entrega e instalación en su ubicación definitiva, cumple con las necesidades y especificaciones que se han solicitado en las URS. Complementario a la FAT, se realiza la SAT para finalizar las comprobaciones que puedan quedar pendientes o que requieran de la instalación y conexiones en planta. Esta etapa, puede contemplar revisión documental y ejecución de algunas pruebas funcionales, permitiendo así no tener que ser repetidas en fases o etapas de cualificación posteriores, siempre y cuando se pueda demostrar que las revisiones y ejecuciones llevadas a cabo, no se ven afectadas por el transporte e instalación en su ubicación final.
• IQ (Cualificación de la Instalación): se debe comprobar que lo instalado se corresponde con los planos y especificaciones de ingeniería, que cumple con los criterios previamente definidos y que la documentación técnica e instrucciones de uso y mantenimiento que proporciona el proveedor se corresponden con el equipo o sistema suministrado. Adicionalmente, se deberá comprobar la existencia de instrumentación crítica de control, que, en su caso, deberá ser calibrada, y se verificarán los materiales constructivos.
• OQ (Cualificación del funcionamiento): se debe comprobar que, desde el conocimiento de los procesos que tienen lugar en el equipo o sistema, este opera en concordancia a su diseño. Se deben comprobar los límites de funcionamiento, buscando probar los máximos y mínimos de capacidad, y/o las condiciones representativas del “peor caso”. La finalización satisfactoria de esta etapa debe ir acompañada y en consonancia con la finalización de los procedimientos estándares de trabajo y limpieza, definición de las necesidades de mantenimiento preventivo y la formación de todo el personal involucrado y usuarios de estos procedimientos.
• PQ (Cualificación de la ejecución del proceso): en esta etapa se debe simular un proceso productivo con materiales de producción, con producto simulado o placebos similares, utilizando tamaños de lote considerados “peor caso”. En esta etapa se deberá justificar la frecuencia de muestreo para demostrar que el proceso está controlado.

Cualificación y validación: qué dice la normativa

La NCF o GMP nos indica que debemos disponer de unos locales y equipos emplazados, diseñados, construidos, adaptados y mantenidos para adecuarse a las operaciones a realizar. Con el objetivo de minimizar el riesgo a errores, evitar suciedad y contaminación cruzada, o cualquier otro efecto adverso que pueda afectar la calidad del producto.

De igual manera, la BPD o GDP nos indica que los locales y equipos deben ser los adecuados para garantizar la correcta conservación y distribución de los medicamentos.

Para poder cumplir con estas exigencias se deberán cualificar y validar los equipos y procesos claves para garantizar una instalación y funcionamiento correctos. De esta manera, previene cualquier posible contaminación o error en el transcurso de nuestro trabajo.

Proceso de cualificación

Para poder llevar a cabo estas acciones y operaciones, debemos conocer profundamente las instalaciones, equipos y procesos. Debemos conocer qué y cómo puede afectar cualquiera de nuestros sistemas sobre la calidad de nuestro producto y, en definitiva, sobre la seguridad del paciente que se va a administrar este producto, que es nuestro principal objetivo.

Se deben evaluar y documentar los riesgos existentes y que puedan afectar la calidad del producto, y en ese sentido deberemos enfocar nuestras actividades de cualificación. De esta manera conseguiremos la reducción o total mitigación de los principales riesgos que puedan afectar a nuestro producto o proceso.

No tenemos que olvidar que cada vez más, los sistemas y equipos están entrando en el mundo de la digitalización y tecnología avanzada, disponiendo de softwares y aplicativos para su uso y control. Por ello, de la mano de las cualificaciones, hemos de tener en cuenta que se deberán validar todos los programas o procesos que vayan a participar en cualquiera de las fases y etapas críticas que tienen lugar para la obtención de nuestro producto, su control, almacenaje o distribución. Tener un control de las acciones que se realizan, quien las realiza, el registro de las acciones que tienen lugar durante todas las fases y etapas del proceso… todo ello debe poderse revisar y consultar en cualquier momento, por petición de una inspección o auditoria, o para poder atacar a posibles fallos o desviaciones que podamos tener en el camino. Por esta razón, la validación de estos programas nos asegura que todo lo que sucede se registra, y todo lo que se registra es una imagen de lo sucedido. Además, esto se alinea con la dinámica y tendencia mundial del paperless y la digitalización de los procesos, para así conservar y respetar el medio ambiente.

Primeros pasos de la cualificación

Hemos de empezar por tener claro que sistemas, equipos, servicios, etc. participan en alguna fase o etapa, o interviene en nuestro proceso. Para ello, se debe partir del conocimiento del producto, de los procesos productivos, de los elementos involucrados en el proceso, y poder realizar un estudio riguroso y profundo de evaluación de riesgos posibles que puedan afectar a la calidad del producto y, por consiguiente, en la seguridad de los pacientes. Por eso, hay que tener una política robusta para la gestión de los riesgos de la calidad, que debe ser un proceso de evaluación, control, comunicación y revisión continua de los riesgos de calidad que puede tener un medicamento a lo largo de su ciclo de vida.

No menos importante a este estudio de riesgos que puedan afectar a la calidad, se podrá realizar un estudio exhaustivo contemplando que pruebas se van a realizar en cada una de las fases de cualificación, para evitar repetir innecesariamente pruebas y poder optimizar recursos y costes a lo largo del proceso. Este documento nos será de gran utilidad siempre que haya varios actores en el proceso de cualificación, como pueden ser el proveedor, una consultoría, el propio departamento de cualificaciones de la planta, y este documento bien hecho, nos servirá de índice para saber que pruebas se han hecho, quien las ha hecho y en qué fase, para incluir las pruebas que puedan faltar en fases posteriores.

Qué hacer una vez está cualificado

Los equipos, instalaciones, servicios y sistemas deben ser evaluados con una frecuencia adecuada para poder confirmar que estos permanecen en un estado de control equivalente al obtenido tras la cualificación. Tras esta evaluación, cuando se requiera, la recualificación deberá ejecutarse en un tiempo específico, tiempo justificado y basado en la evaluación de riesgos definida.

Adicionalmente, se deberán evaluar todos y cada uno de los cambios que puedan producirse a lo largo del ciclo de vida de cada equipo, instalación, servicio, sistema, proceso, producto… donde, mediante procedimientos escritos, se describen las acciones a realizar cuando se propone un cambio planificado o cualquier otro cambio que pueda afectar a la calidad del producto o a la reproducibilidad del proceso. Tras la implementación de los cambios, se deberán llevar a cabo una evaluación de los resultados y efectividad del cambio.

La fase siguiente a todo esto, es la VALIDACIÓN DEL PROCESO, sean procesos nuevos, procesos modificados o transferencia de procesos entre plantas productivas, además de la comprobación de los procesos en curso. Esta validación debe suponer un proceso de desarrollo y producción del producto robusto y reproducible. Para este punto, hay diferentes tipos de enfoque: validación concurrente, validación tradicional, verificación continua del proceso o enfoque híbrido.

Verificación del transporte

Otro control que hay que tener en cuenta y no menos importante, es tener controladas las condiciones en las que se transporta nuestro producto. No es lógico tener un control absoluto de todas las etapas que hay desde la preparación de la instalación y equipos para producir nuestro producto, hasta que se obtiene y es almacenado, y que posteriormente no haya ningún control sobre este una vez salga del almacén. En este transporte hay que contemplar que muy probablemente este producto pueda llegar a zonas con unas condiciones climatológicas muy diferentes a las de la zona donde se ha elaborado, tanto temperaturas como humedades extremas y por ello, hay que tener muy en cuenta que condiciones de conservación y almacenaje requiere este producto y, por consiguiente, que condiciones le debemos proporcionar para ser transportado de manera segura.

En esta etapa, igual que en el resto, se deberá evaluar que riesgos existen y pueden tener una afectación sobre la calidad del producto durante el transporte.

En resumen, si tenemos prevista la remodelación o ampliación de la planta, si hemos de instalar un nuevo sistema HVAC o hemos de modificar nuestros servicios de Aire Comprimido, si tenemos que instalar nuevos equipos o cambiar de ubicación alguno por la reestructuración de la sección, o hemos de reubicar los sensores de monitorización por remodelación del almacén o cámara, todo ello requiere de grandes esfuerzos y la preparación de una batería de documentos y protocolos de cualificación para poder cumplir con las exigencias de la normativa.

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 AMBIT BST

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