¿Qué características debe reunir un buen sistema de gestión documental?

Cada vez más se requiere seguir estándares ISO para la gestión documental en nuestra compañía. Los estándares nos permiten optimizar los procesos de gestión documental, además de acercarnos a la posibilidad de lograr la certificación ISO. Esta certificación será especialmente interesante para establecer y acreditar niveles de calidad en los procesos que se desarrollan en nuestra organización.

¿Conoces los requisitos ISO para que nuestra empresa pueda tener un buen sistema de gestión documental? Te explicamos en este artículo la normativa ISO y la gestión de documentos.

La normativa ISO en el sistema de gestión documental

Gestionar el conocimiento producido durante el desarrollo de las actividades empresariales es clave, y más en la actualidad donde la nueva economía se estructura alrededor de la información y su transformación en conocimiento.   Aun así, es difícil encontrar la información completa y accesible relativa a las ISO en esta materia, además de que en la mayoría de las ocasiones esta es compleja y muy técnica.

La realidad empresarial atraviesa por un entorno VUCA (del acrónimo Volatility, Uncertatinty, Complexity, Ambiguity) y son muchas las organizaciones que están reorientando sus modelos de negocio hacia un enfoque basado en procesos. Es en este punto, donde la gestión documental se constituye como un pilar para acompañar el rediseño y mejora de los procesos en las empresas de todo tipo.

La certificación ISO y el sistema de gestión documental

La certificación ISO no es un paquete de software que podemos añadir a nuestro sistema de gestión documental. Se trata de una serie de normas que debemos adaptar individualmente a cada proceso o circunstancia. Así cada empresa debe gestionar unas normas básicas, que son las primeras que se aplican, e ir añadiendo progresivamente las siguientes.

Concretamente la norma ISO 15489 ofrece un marco de regulación para la gestión documental en las organizaciones tanto públicas como privadas ya sea para clientes externos o internos.

En definitiva, la empresa debe crear sus propias técnicas a partir de lo que necesita y crear su propia estrategia, en muchas ocasiones desde cero.

Los gestores documentales para lograr loa certificación ISO

Para cumplir de manera estricta la certificación ISO, se deben seguir una serie de pautas que nos llevaran a elegir el sistema de gestión documental ideal para nuestra compañía. Debemos saber qué carencias tiene nuestro sistema para lograr la certificación ISO.

Entra en juego la figura del consejero ISO, que guiará a las compañías a crear una estrategia integral, detectando los puntos débiles y fuertes para reforzar los fuertes y cambiar los que son débiles, cumpliendo así la certificación ISO. El jefe de proyecto, por su parte, puede hacer esto en un principio para poder empezar a desplegar la certificación ISO dentro de la propia compañía, pero llegados a cierto punto del proceso, la incorporación del consejero es inevitable.

Con los resultados del análisis sobre la mesa y con un principio de estrategia ya desarrollado, podemos encarar el proceso de elección de un software que nos funcione y se adapte. No podemos incorporar el software tal cual y, casi con toda seguridad, debemos personalizarlo para que se adapte a lo que realmente vamos a necesitar.

El gestor documental para cumplir las normas ISO internamente

No todas las empresas van a beneficiarse del mismo modo de estos cambios para. A veces, el coste de proceso es alto y la empresa necesita más tiempo para poder amortizar los cambios producidos. En especial, las PyMES pueden encontrar más problemas para encarar este proceso.

Un buen sistema documental puede ayudarnos a cumplir las normas ISO. En cada norma ISO del sistema documental existen unas cláusulas básicas sobre la gestión de la información, los flujos de trabajo, el acceso a la información, los archivos… Estas funciones son las que permiten que el sistema de gestión documental pueda o no funcionar perfectamente para adaptarse a las certificaciones ISO necesarias.

¿Qué normas ISO son las adecuadas para un sistema de gestión de documentos?

Un buen sistema documental nos puede servir para cumplir con todos los certificados ISO. El gestor documental será quien nos guiará para crear la estrategia que nos lleve hasta cierta certificación. No todas las certificaciones son iguales ni todas las estrategias deben ser iguales. Normas como la ISO 27001 o la ISO 9001 incorporan explícitamente en su definición la integración de sistemas de gestión de seguridad de la información, por ejemplo, del mismo modo que hay certificaciones concretas sobre la gestión del archivo y almacenamiento que también pueden ser interesante de considerar.

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