Análisis GAP en la gestión de activos software

Las empresas necesitan optimizar sus recursos para ser más ágiles y efectivas, pudiendo así incrementar su productividad. La digitalización y los cambios disruptivos implican que las empresas aumenten el uso de recursos tecnológicos para sus procesos, comunicaciones y administración.

El incremento de software utilizado para gestionar las distintas actividades y tareas empresariales, que además están relacionados entre sí, provocan que la gestión de la tecnología de la información necesite de un sistema adecuado que permita optimizar estos activos. 

Para conocer el estado de los activos de software las organizaciones deben realizar un análisis GAP para descubrir aquellas brechas (fallos, software sin licencia, procesos no cubiertos, cuellos de botella y similares).

Este análisis, es muy útil para analizar la madurez de la gestión de activos de software, debe estar alineado en función de las políticas, procesos y procedimientos que la organización tenga implementados. Disponer de un sistema de gestión de activos permitirá conseguir un mejor rendimiento de los activos tecnológicos de la empresa. 

Qué es el análisis GAP 

El análisis GAP o, análisis de brechas, es un procedimiento basado en la comparación de una situación deseada o marcada en unos objetivos con la situación dada o de partida. Esta comparativa entre ambas situaciones deja al descubierto las brechas por las cuales no se están alcanzando los propósitos y permite tomar las medidas correctoras. 

La intención de realizar un análisis de brechas es la de detectar las diferencias existentes, en un momento determinado, respecto a un punto de referencia seleccionado. Sirve, por tanto, en la finalidad de determinar estrategias y acciones orientadas a un objetivo identificado. 

La perspectiva desde la que se realiza el análisis GAP es muy amplia, puede estar enfocada a los procesos de negocio, la organización, la dirección comercial o las tecnologías de la información (TI) entre otras. 

Cómo gestionar los activos TI 

A medida que las empresas van evolucionando, incorporan nuevos programas y aplicaciones para mejorar su gestión y procesos. Administrar todo ese software puede convertirse en un proceso arduo y complejo por lo que necesita un proceso de gestión, lo que se conoce como Software Asset Management.

Qué es Software Asset Management

SAM (Software Asset Management) es un sistema de gestión encargado de velar por el ciclo de vida completo de los Activos Software. Este sistema abarca desde la petición de dotación de un nuevo software en la infraestructura, pasando por la adquisición de licencias y contratos de mantenimiento o subscripciones, el despliegue y uso del software, hasta su eventual retirada. 

SAM garantiza: 

• El cumplimiento de normativas y auditorías  
• Reducción de procesos manuales 
• La mitigación de riesgos a nivel operativo y reputacional 
• Optimizar el ROI gracias a una reducción del TCO 
• Racionalizar el uso de activos de software

Este tipo de actividades pueden llevarse a cabo en las organizaciones con el apoyo de soluciones tecnológicas y de un partner solvente acreditado.

Cómo sacar el máximo partido con SAM 

Como hemos visto antes las organizaciones que han implementado SAM consiguen proteger sus inversiones de software, identificando lo que se dispone, dónde está instalado y si está utilizando sus activos de manera eficiente. Llegando a lograr con el paso del tiempo y aplicando correctamente todos los procedimientos, una situación óptima en su infraestructura de TI. 

Para garantizar la continuidad del proceso, Ambit BST recomienda crear una oficina de Gestión SAM a fin de dar continuidad al plan SAM a través de controles, inventarios y formación a los empleados. Disponer de una plataforma para la gestión de activos de software nos permitirá administrar de forma eficiente los activos de software y proporcionar beneficios a las empresas, reduciendo costes, mejorando procesos, facilitando el crecimiento y, en definitiva, obteniendo un mayor rendimiento y aprovechamiento de los activos TI. 

Para sacar el máximo partido a la estrategia SAM deben implementarse las mejores prácticas para la gestión de activos de software: 

Implicar a la dirección 

Es importante que las personas encargadas de la toma de decisiones en la empresa estén informadas de la estrategia de gestión de activos de software. Por esta razón es importante que el líder de la gestión de activos de software sea un ejecutivo de alto nivel que disponga de comunicación directa con los responsables de los distintos departamentos y así poder involucrarlos en la estrategia SAMy garantizar su éxito. 

Utilizar una herramienta adecuada 

Es importante disponer de una herramienta que se adapte a las necesidades de gestión de los activos de software de la organización, por lo que es importante analizar las distintas opciones existentes en el mercado teniendo en cuenta los siguientes factores: 

1. Escalabilidad. 
2. Flexibilidad. 
3. Detección de activos. 
4. Gestión de licencias. 
5. Monitorización e informes. 

Disponer personal altamente capacitado 

Además de disponer de la plataforma adecuada, es preciso que el personal encargado de utilizarla disponga de alta capacitación y experiencia.

Es necesario disponer de un equipo que se encuentre realmente preparado para afrontar la gestión de activos de software, haciendo especial énfasis en la comunicación (interna entre miembros del equipo y externa con los diferentes departamentos). 

Monitorizar la gestión de los activos de software 

Es imprescindible medir la evolución de la estrategia SAM por lo que el uso de indicadores clave (KPI) correctamente alineados con los objetivos fijados son fundamentales (tasa de utilización de software o la relación entre licencias usadas y no utilizadas son dos ejemplos de este tipo de KPI). La monitorización de la gestión de los activos de software con el uso de métricas permitirá comunicar a la organización, tanto el éxito de la implantación de SAM como las desviaciones.  

Identificar los activos de software 

La herramienta SAM permite identificar o descubrir los activos de software existentes en la empresa. Al organizar y confeccionar una lista de todos los activos de software, se pueden encontrar brechas o fallos, como la duplicidad de software. 

La clasificación de los activos de software también permitirá asignarles prioridades según su implicación o importancia (alta prioridad para los que impliquen mayor incidencia en áreas importantes como ventas, costes, o similares y baja prioridad para los que no afectan a los costes, como los de licencias free). 

La organización de los distintos activos de software también permite crear una lista negra donde incluir todo aquel software que no puede ser utilizado. 

Gestión eficiente de licencias 

Tener un control de todas las licencias de software que maneja la organización permite ahorrar costes al poder asignarlas o reciclarlas, evitando la adquisición de nuevas licencias, y disminuyendo el número de las mismas que se encuentran inactivas (sin ser utilizadas). 

Auditorías de software 

Son muchos los motivos por los que se puede realizar una auditoría, como motivos internos de la propia empresa, motivos externos (que pueden acarrear multas y dañar la imagen de la empresa) u obtener certificaciones (ISO/IEC 19770), estándar internacional relacionado con la gestión de activos de software -SAM). 

Por lo tanto, es importante que el proceso de gestión de software esté siempre preparado para una auditoría, realizando análisis GAP y de cumplimiento de licencias. El análisis de brechas permite identificar aquellas licencias que están en uso o aquel software que carece de las mismas dentro de una organización, facilitando la gestión de los activos de software y evitando posibles sanciones o un deterioro de la imagen de la empresa. 

Las plataformas de Software Asset Management son fundamentales a la hora de gestionar los activos de software de TI y requieren de una alta capacitación por parte del personal que las utilizan.  

Aquellas empresas que administren de forma eficiente sus activos de software pueden lograr una ventaja competitiva (en costes y mejora de procesos). La estrategia SAM debe estar bien definida y contar con unos objetivos claros fijados, asignando unos roles y responsabilidades determinados a las personas implicadas en su implementación.

El análisis GAP, la elección del equipo y la plataforma adecuada, los procesos, la implicación de los distintos departamentos y directiva, la gestión eficiente de licencias de software, el uso de KPI para la monitorización y la categorización de los activos de software, son algunas de las mejores prácticas para una gestión óptima de los recursos de software de TI. 

AMBIT BST

En AMBIT somos expertos desde hace más de 15 años en el desarrollo de estrategias y soluciones IT para tu compañía. Somos consultores e integradores en múltiples ámbitos.

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