Claves para Digitalización del puesto de trabajo desde el punto de vista del empleado

Desde que la transformación digital ha comenzado a llegar a nuestro entorno laboral, se ha hablado mucho de lo que pueden hacer las empresas para digitalizar el puesto de trabajo, pero no siempre se ha puesto al empleado en el centro del discurso. ¿Cuál sería el resultado de una estrategia de digitalización desde el punto de vista del trabajador, y no exclusivamente del de la empresa?

Las claves de la digitalización del puesto de trabajo para los empleados

1. Dispositivos

La primera y más evidente implicación de la transformación digital consiste en los dispositivos con los que los empleados trabajan cada día, abarcando desde activos fijos como ordenadores de sobremesa o activos dinámicos como portátiles, tabletas, teléfonos móviles, PDA, etc...

Cada empleado necesita de varios tipos de activos para realizar su trabajo, y no todos los puestos tienen los mismos requisitos. Por ejemplo, un auxiliar administrativo que trabaja en la oficina siempre en el mismo horario no necesitará el mismo tipo de dispositivo que un representante comercial o que un empleado de soporte posventa.

Aquí no solo estamos hablando de adecuación, sino también de mantenimiento: todo el equipamiento informático es susceptible de deteriorarse o de presentar fallos eventuales. La estrategia de digitalización debería contemplar también un plan de renovación periódica de los dispositivos y otro de mantenimiento y soporte de usuario. Porque de poco sirve tener los mejores dispositivos si los empleados tienen que resolver por sí mismos estas incidencias.

Desde Ambit recomendamos a las empresas que dispongan de unas políticas y procedimientos que cumplan con el ciclo de vida de los activos, con el que garantizar un control sobre los dispositivos que nos permita sacarles el mayor rendimiento, en definitiva, que el activo sea seguro y no interrumpa la actividad del empleado.

2. Conectividad everywhere

La llegada de la pandemia de COVID-19 aceleró visiblemente la adopción digital de muchas organizaciones: algunas ya habían dado previamente los pasos necesarios para implantar el teletrabajo, y otras tuvieron que actualizarse a marchas forzadas.

Sea cual fuere el caso, lo que ha puesto de manifiesto la generalización del trabajo en remoto es la necesidad de una infraestructura de red eficiente y robusta, capaz de soportar un uso intensivo de recursos remotos por parte de empleados que se conectan desde distintas localizaciones.

La necesidad de una conectividad óptima también queda patente ante la proliferación de la computación en la nube: los recursos Cloud suelen requerir unas elevadas capacidades de red para desplegar todos sus beneficios. Si la empresa no cuenta con una buena infraestructura, no podrá adoptar este tipo de soluciones y el empleado se verá privado de los recursos necesarios para realizar su trabajo.

3. Formación

Uno de los motivos que ralentizan la adopción digital es la falta de conocimientos por parte de los empleados. A este respecto, se constata una brecha digital entre colectivos profesionales y rangos de edad.

En otras palabras: no se le puede exigir la misma pericia con las nuevas tecnologías a empleados jóvenes (nativos digitales) que a los actuales perfiles senior. Asimismo, los trabajadores de sectores cuya actividad está normalmente alejada de las nuevas tecnologías tendrán más dificultades a la hora de aprender el manejo de nuevos dispositivos o programas informáticos.

Por consiguiente, las estrategias de digitalización no tendrán éxito sin planes de formación y capacitación en nuevas tecnologías para los empleados. Es un error dar por sentado que los trabajadores vayan a aprender por su cuenta (y, a veces, en tiempo récord) todo lo que necesitan para manejarse cada día con sus nuevas herramientas.

4. La movilidad (Control vs. Productividad)

Mucho antes de la pandemia ya se había constatado la necesidad de dotar de movilidad a varios puestos de trabajo. Y no solo hablamos de perfiles ejecutivos o de representación comercial, sino también en técnicos de soporte o de desarrolladores de software.

Lo cierto es que la proliferación del teletrabajo ha puesto de manifiesto que muchos trabajos no tienen por qué ser llevados a cabo desde un puesto fijo; de hecho, son muchos más de los que se quiso asumir antiguamente. El cambio de cultura empresarial es clave para dejar atrás las viejas premisas de la presencialidad obligatoria.

A este respecto, se debería asumir que no hace falta acudir al centro de trabajo habitual para realizar cualquier trabajo susceptible de realizarse en remoto. La estrategia de digitalización pasa por catalogar correctamente estos puestos y cambiar los antiguos paradigmas, más imbuidos por el afán de control sobre el trabajador que por su productividad en sí misma.

5. Las herramientas para la automatización

La transformación digital no solo transcurre en el ámbito del hardware sino también en el del software. Las aplicaciones informáticas juegan un papel fundamental no solo en la digitalización de todo el entorno laboral, sino también de la sociedad al completo.

Y es que los avances en el hardware permiten el desarrollo de programas más completos, potentes y específicos (que, a su vez, “obligan” a los fabricantes de dispositivos a mejorar sus prestaciones para poder seguir ejecutándose).

Las aplicaciones informáticas destinadas al mundo de la empresa han ido tomando forma en los últimos años hasta completar un extenso catálogo de servicios donde se van superando barreras, automatizando tareas y optimizando el rendimiento de los empleados.

Sin embargo, hay dos aspectos fundamentales que pueden dar al traste con un panorama tan aparentemente esperanzador:

• ¿La empresa ha adquirido realmente las aplicaciones informáticas que necesita el negocio?
• ¿El empleado cuenta con el software adecuado para realizar las funciones de su puesto de trabajo?

6. La seguridad

En un mundo hiperconectado, Internet se ha convertido en el campo de numerosas batallas por el control de los datos y de la información. La proliferación de la ciberdelincuencia es un hecho que amenaza tanto a empresas como a particulares de todo el mundo.

De hecho, muchas organizaciones han sufrido secuestros de información por parte de hackers que han pedido rescates millonarios a cambio de la devolución de sus datos y del control de sus sistemas.

Ante un riesgo real de sufrir pérdidas de información (con las consiguientes pérdidas económicas), las estrategias de adopción digital deben incluir una inversión significativa en ciberseguridad.

7. La experiencia de usuario

Si hace un par de apartados invitábamos a cuestionar la idoneidad de los programas informáticos utilizados en el entorno laboral, este epígrafe se centrará en evaluar si realmente el uso de estos programas mejorará el rendimiento individual o si, por el contrario, hará perder más tiempo al empleado.

De hecho, si la interfaz de usuario no es lo bastante intuitiva como para optimizar el rendimiento del trabajador, no estará sirviendo al propósito primordial de la digitalización: la productividad.

La digitalización no consiste en una adopción sistemática de nuevas tecnologías, sino en un aprovechamiento de los recursos digitales para conseguir mejores resultados de negocio y optimizar los recursos disponibles en la empresa. Y si la experiencia de usuario del empleado no es satisfactoria, difícilmente se conseguirán estos objetivos.

Pensar en digitalización implica tomar en consideración a partes iguales las perspectivas de la organización y las del trabajador. Puede que la mejor solución para la empresa no sea la que más rendimiento laboral extraiga de la plantilla, por lo que siempre se recomienda ponerse en el lugar del usuario (el empleado) a la hora de definir las estrategias de transformación

 AMBIT BST

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