¿Qué es SAM (Software Asset Management) y como empezar?

Dentro de las organizaciones es complicado tener una visión general que nos permita identificar todo el software instalado, usado y licenciado. La ISO/IEC 19770 es un estándar internacional que nos ayuda con la Gestión de Activos de Software.

Implementar SAM en una empresa aporta beneficios importantes como un ahorro económico, un mejor control de riesgos, una mejora de los procesos relacionados con el software instalado y un conocimiento real del software disponible para tomar mejores decisiones de uso, actualización y adquisición.

Pero llevar a cabo la implementación SAM, antes debemos plantear una estrategia para la adopción de SAM en la organización, ya que, para lograrlo, no basta con disponer de la plataforma tecnológica idónea, sino también de establecer procesos sobre el ciclo de vida de los activos de software, formar y comunicar a los distintos interlocutores de la organización, por ello es importante entender SAM como un modelo de trabajo organizativo empresarial.

Qué es SAM

La gestión de activos de software o SAM (Software Asset management) reúne las mejores prácticas para administrar de forma óptima el ciclo de vida completo de los activos de Software y Licencias de las empresas siguiendo la ISO/IEC 19770. Gracias a SAM una empresa conoce todos sus activos de software de manera eficiente, dónde están y quién los está utilizando, y si su uso se está realizando de forma eficiente y rentable para la empresa.

La implementación de SAM consigue llevar un mejor control y gestión de las licencias y aplicaciones de una empresa y consolidar las actualizaciones de forma exitosa. Permitiendo a la empresa un mayor control y fuerza para afrontar una negociación de renovación.

Por qué es SAM importante para una empresa

Las aplicaciones y plataformas informáticas que utiliza una empresa hoy en día juegan un papel fundamental a la hora de realizar la mayoría de los procesos de su negocio. SAM introduce la gestión optimizada de todo el software que utiliza una empresa, desde los sistemas operativos, pasando por las apps móviles y aplicaciones comerciales, hasta el software en la nube.

Los beneficios de llevar una buena administración de los activos de software de una empresa son:

Reducir costes

Con SAM una empresa reduce y optimiza sus costes en relación con el software de diversas maneras:

• Adquisición de activos de software. SAM es imprescindible para conocer a fondo los activos de software de una empresa y poder tomar mejores decisiones a la hora de nuevas adquisiciones basadas en datos precisos y reales. Con SAM se consigue recuperar el control del presupuesto optimizando las inversiones en licencias y programas de software.
• Implementación de licencias de software. Las licencias de software deben estar bien asignadas en una empresa, evitando licencias sin uso o que un usuario disponga de varias licencias sin necesidad real de ello.
• Evitar el pago de sanciones. Los contratos de nivel de servicio (SLA) incluyen sanciones económicas si no se llega a ofrecer un determinado nivel de servicio al cliente. Una buena gestión de los activos de software reduce los riesgos de infringir una de estas condiciones plasmadas en los contratos de nivel de servicio.

Mitigar los riesgos

SAM reduce los riesgos asociados al software, desde el incumplimiento de las condiciones de uso, hasta los riesgos de seguridad por utilizar políticas inapropiadas de uso.

Entre las mejores prácticas de SAM de seguridad se encuentran la limitación de descargas de software no autorizado, las políticas de creación y uso de credenciales de acceso, identificación de vulnerabilidades de seguridad, seguimientos de actualizaciones o la asignación de licencias a usuarios con la capacitación necesaria para utilizarlas.

Mejora de los procesos y tareas

Con SAM se garantiza el cumplimiento de las condiciones del contrato de licencia de software (compliance), permitiendo que la empresa pueda sacar el mayor partido de cada recurso y licencia disponible. Disponer de información en tiempo real permite agilizar la toma de decisión con garantías.

Los usuarios tendrán información detallada y precisa del alcance y posibilidades de cada uno de los programas que manejan en su día a día, permitiéndoles realizar su labor de forma más ágil y eficiente (incrementando su productividad).

Todos los procesos y tareas que realice la empresa y estén vinculados a un programa informático se realizarán de forma más eficiente gracias a una buena administración de los activos de software.

Cómo implementar la gestión de activos de software

Implementar SAM en una empresa otorga un mayor control sobre los costes e inversiones a la hora de gestionar el ciclo de vida de los activos software y sus licencias. Para comenzar con SAM se deben realizar los siguientes procesos:

1. Inventariar el software

Para empezar a implantar SAM en una empresa es necesario realizar una auditoría de software con el objetivo de inventariar todos los programas de software que posee (no solo los que utiliza). Para ello es idóneo apoyarse en una plataforma tecnológica que nos permita centralizar la información de diferentes fuentes de inventario (SCCM, Discovery, Oracle, Autodesk, etc…) y hacer un estudio basado en dos ejes.

En este proceso se debe definir:

• Tipo de activos: Físico o Lógico
• Cantidades: Cantidades y grado de uso en la empresa.
• Estado: Si son nuevas o en proceso de retiada.
• Ubicación: Entorno donde se están utilizando (on-premise, cloud, híbrido)
• Propiedad: Usuario y/o activo asignado a cada una de las licencias.
• Financiero: Cuánto me cuestan.

2. Recopilar las licencias y derechos de uso

Es necesario recoger todos los contratos asociados a las licencias con derecho de uso de software, el contrato maestro y los sucesivos contratos de licencias que se hayan llevado a cabo para saber a qué tiene permiso la organización hoy en día. Está información también hay que incluirla en una plataforma tecnológica SAM.

• Fabricante
• Cantidades (por volumen, OEM o de código abierto, entre otras)
• Modelos de licenciamiento (por volumen, OEM o de código abierto, entre otras)

En este proceso es importante garantizar la propiedad del software, ya que en muchas empresas es habitual que exista una especie de vacío en relación con la propiedad del software (se adquiere un programa, pero no se gestiona la licencia, no teniendo claro las condiciones de uso o el registro de su propiedad de forma efectiva).

3. Medir el uso real del software

No solo es necesario inventariar el software y las licencias, y verificar la propiedad sobre las mismas. En una auditoría de software es fundamental identificar y evaluar el uso real que se realiza de las mismas.

La mejor forma de garantizar información real y actualizada del uso del software es abandonar los sistemas tradicionales estáticos, y apostar por un sistema automatizado de monitorización constante. El software es un activo muy dinámico que se encuentra en evolución permanente, y su uso en la empresa no es estático (actualizaciones, nuevas licencias o reasignación de licencias, por ejemplo) y necesita un proceso que se adapte a estas condiciones para medir su uso en tiempo real.

Con la información sobre el uso real del software se pueden detectar necesidades relacionadas y así aplicar las acciones necesarias para satisfacerlas (necesidad de formación del personal en el uso de aplicaciones, identificar la necesidad de implementar una nueva solución más eficiente de software o verificar la necesidad real de mantener los costes de soporte, entre otras).

El objetivo es enfocarse a tener aquello necesario, instalado y licenciado.

4. Regular el ciclo de vida del software

El ciclo de vida de un activo de software comienza cuando se genera la necesidad de uso, pasando por la evaluación y decisión de compra, el despliegue del programa, su uso y mantenimiento y la renovación o retirada.

Para optimizar todas las etapas en el ciclo de vida de una aplicación es necesario disponer de políticas que las regulen e indiquen los pasos a seguir en cada una de ellas.

La gestión de activos de software es la estrategia empresarial para recuperar el presupuesto y maximizar los ahorros mediante el control y la automatización activos de la adquisición, el uso y la implementación de licencias de software.

SAM es un proceso continuo que mantiene a la empresa actualizada y segura con relación a uso de plataformas y programas de software. Se trata de un sistema escalable que permite controlar y gestionar todas las licencias y aplicaciones de una empresa a medida que esta crece y necesita ampliar su infraestructura.

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