Qué es una PMO: Project Management Office

Existe una equivocada creencia de que las oficinas de gestión de proyectos (PMO, Project Management Office) solo tienen sentido para las organizaciones de gran tamaño o de calado internacional. No obstante, se ha constatado que también las pequeñas empresas pueden beneficiarse de las PMO, en tanto en cuanto son capaces de dar herramientas de control de proyectos a los gerentes. Veamos a continuación por qué estos departamentos de gestión de proyectos tienen una incidencia tan positiva en organizaciones de cualquier tamaño.

Definición de PMO

Una PMO en una empresa es un grupo de trabajo o departamento cuya responsabilidad es gestionar y supervisar los proyectos que la organización lleva a cabo. Esta gestión puede ser directa y efectiva sobre el proyecto (en cuyo caso se denomina PMO directiva) o involucrar al personal de Alta Dirección o a mandos intermedios (mediante la definición de KPI, indicadores clave del rendimiento, y de métodos estandarizados para toda la organización).

Cualquier organización puede gestionar sus proyectos mediante una PMO, ya que ésta puede ayudar a aliviar la carga de trabajo del personal ejecutivo y garantizar el éxito de proyectos concurrentes y a gran escala. En realidad, la PMO responde a la lógica evolución de una empresa: todas las organizaciones la acaban implementando antes o después.

La PMO analiza la vinculación de los proyectos con los objetivos del negocio: por consiguiente, dispone de recursos, herramientas y permisos para implicarse directamente en la toma de decisiones, reportando a la Dirección de la empresa y actuando en un ámbito de plena cooperación con ella.

Como parte de su trabajo, las PMO:

• Definen políticas para que la empresa enmarque sus proyectos.
• Tienen una visión global de los proyectos de la organización, lo que les confiere una posición ventajosa para detectar sus interacciones en forma de posibles apoyos o interferencias.
• Ofrecen conocimientos culturales y geográficos del lugar donde el proyecto vaya a desarrollarse.
• Proporcionan metodologías generales de Dirección de Proyectos y métodos propios adaptados a la organización.

PMO como cargo

En las organizaciones más pequeñas, el PMO puede ser una sola persona que asumiría el rol de PMO Manager (responsable de la oficina de gestión de proyectos). Cabe destacar que contar con este profesional no necesariamente implicará llenar la empresa de innecesarios procedimientos burocráticos, más bien al contrario: siempre tiene que haber alguien que, desde un punto de vista “más elevado”, se encargue de monitorizar los recursos de los que disponga la empresa y en qué medida sus proyectos interaccionan entre sí.

Funciones y objetivos de una PMO

A grandes rasgos, puede decirse que las funciones principales de las PMO son:

1. Establecer y supervisar los indicadores clave del rendimiento de los proyectos.
2. Estandarizar los métodos de gestión de proyectos en la organización.
3. Gestionar la asignación de recursos y el avance de los proyectos.
4. Asignar y capacitar a los gerentes de los proyectos.
5. Contribuir al crecimiento de la organización.

Entremos en detalle sobre cada una de ellas.

Los KPI (Key Performance Indicator)

Los KPI son las métricas con las que la PMO evalúa el estado de distintos aspectos del proyecto o de la organización. La oficina de gestión de proyectos se encarga de decidir qué indicadores serán realmente relevantes para conocer en todo momento en qué estado se encuentra el proyecto a lo largo de su trayectoria. Por ejemplo:

• ¿Cuántas horas está tardando el proyecto en comparación con el tiempo planificado?
• ¿Cuántas tareas sobre el total se han finalizado a tiempo?
• ¿Cuántos errores se han cometido sobre la totalidad de las tareas?
• ¿Cuánto ha variado el presupuesto real sobre el presupuesto original?

La estandarización

La oficina de gestión de proyectos también se encarga de definir procedimientos, metodologías, marcos y herramientas que utilizará toda la empresa de forma normalizada. Con esta estandarización, todos los departamentos y empleados de la compañía podrán cooperar y compartir información y recursos de forma eficiente.

Con estos estándares se facilitarán las transiciones entre equipos y proyectos. Cuando toda la organización se acoge a una estandarización, cualquier empleado puede tomar el relevo de otro para completar tareas de un proyecto al que originalmente no había sido asignado.

La gestión de los recursos

La dificultad de gestionar los recursos disponibles afecta tanto a las organizaciones pequeñas como a las más grandes: unas por carecer de métodos de control, y otras por disponer de un elenco excesivamente nutrido de elementos que requieren ser mapeados y sincronizados.

Las PMO consiguen ayudar a la empresa a tomar las mejores decisiones en cada momento sobre sus propios proyectos: al asignar los recursos donde son más necesarios, se puede incrementar el rendimiento del proyecto, ajustándose al presupuesto y sin sacrificar el desempeño correcto en otras áreas de la empresa.

Los gerentes de proyectos

Una competencia básica de las PMO directivas es designar y formar a personas que gestionen los proyectos en la organización. Son los gestores o gerentes de proyectos.

Cuando este personal está debidamente capacitado, la organización pasa a un nuevo nivel de liderazgo estandarizado, a la par que se facilita la comunicación entre los equipos y la propia PMO.

El crecimiento de la empresa

El verdadero propósito de las PMO es mejorar la gestión de proyectos en la organización, lo que incide positivamente en la consecución de los objetivos del negocio. Y es que se calcula que las organizaciones que tienen procesos avanzados de gestión de proyectos son un 21 % más eficientes que las demás.

El desempeño global mejorará gracias al trabajo realizado en materia de estandarización de herramientas, capacitación del personal gestor y establecimiento de métricas apropiadas. Adicionalmente, la organización evitará que se disparen los costes originalmente previstos para sus proyectos.

Beneficios de una PMO

Incrementar la confianza en la planificación

La oficina de gestión de proyectos se encarga de dirigir, gestionar y controlar las dependencias entre los proyectos que transcurren bajo su competencia. Su visión global de la organización le confiere la autoridad suficiente para implantar procesos y métodos de planificación con los que la empresa crecerá y tendrá éxito en sus proyectos.

Aumentar la visibilidad y la confianza del estado del proyecto

Si se entra a valorar individualmente cómo se están desarrollando los proyectos de la organización, también se verá el valor de la PMO en tanto en cuanto ayudará a los directivos a confiar en su desempeño. Las dudas que asalten a la Dirección de la empresa se acabarán disipando precisamente porque los proyectos cumplirán con los plazos y el desarrollo previstos.

Controlar los costes

Se estima que las organizaciones que cuentan con una PMO son más rentables a la hora de evaluar los costes de sus proyectos, siendo capaces de entregar hasta un 33 % más de proyectos completados a un coste inferior al originalmente presupuestado.

Gestionar la mejora continua

Todos estos aspectos consiguen llevar a la organización a un escenario donde se hace patente el ánimo de mejorar cada uno de sus puntos clave. Los procesos son más eficientes, los empleados aprovechan mejor el tiempo y están más capacitados, y la organización se va empapando de la filosofía kaizen de mejora continua.

Contar con una PMO es una gran ventaja para empresas de cualquier tamaño y sector que trabajen en gestión de proyectos. Su trabajo permite la concurrencia de tareas, el solapamiento de los recursos, la capacitación de los gerentes, la rentabilidad y, en última instancia, la implantación de una cultura de mejora continua en la organización.

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